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Atualizado: 14 de jul. de 2023
Entenda como o treinamento da equipe odontológica pode influenciar no sucesso do seu consultório e aprenda como melhorar a comunicação, a produtividade e a satisfação dos seus colaboradores. Neste blog, você vai aprender quais são os 5 principais erros que os dentistas cometem nesse processo e como evitá-los.
Traduzido e adaptado do site: allstardentalacademy.com
Já foi criticado pela sua equipe por pedir que eles executassem determinada tarefa?
Parece absurdo que você enfrente esse tipo de resistências da sua própria equipe, afinal, você é o chefe, não é verdade?
Sua equipe ignora suas orientações ou olha para você com desdém, como se não escutasse o que você fala? Eles se recusam a participar de treinamentos importantes porque dizem “A gente já sabe como fazer”?
Se você disse sim para alguma dessas questões cruciais, continue com a leitura porque esse blog será de muita ajuda.
Neste blog você verá:
Boa leitura!
Você não está sozinho!
Quase todos os gestores de clínica já passaram por essa situação, então não seja muito duro consigo mesmo. A maioria dos cursos superiores de odontologia não ensina o suficiente sobre “negócios” (ou, mais importante, “gestão”). Apesar disso, você agora é responsável não apenas por ter sua clínica odontológica, mas também por ser CEO ou Diretor Executivo dela, realizando a gestão da clínica, o treinamento de equipe e trabalhando como dentista – tudo de uma vez. É MUITO – nós sabemos!
Evite a abordagem “CAD”
Não é preciso guerrear com sua equipe. Muitos dentistas parecem acreditar que a abordagem “CAD” é a única opção quando surgem problemas com suas equipes: 1) Confrontá-los, 2) Amedrontá-los ou 3) Dispensá-los. Agindo assim, você só estará sendo reativo à resistência que sua equipe possui em seguir suas orientações — e isso não soluciona, de fato, a raiz do problema. A união e harmonia da equipe só é possível quando você estabelece expectativas de maneira assertiva na sua clínica.
Os 5 maiores erros
Confira a seguir os 5 principais erros que os dentistas cometem quando estão capacitando seu time ou realizando o treinamento da sua equipe odontológica.
Erro nº 1: Chamar de “trabalho”
Quando você chama algum aspecto do treinamento de “trabalho” ou “tarefas”, você evoca sentimentos de tédio ou estresse, e desperta um sentimento de obrigação na equipe.
Em vez disso, por que não apenas renomear as atividades para “Contribuições para o treinamento da equipe” ou “Melhorias divertidas para a equipe”? Embora possa parecer apenas semântica, o sucesso da comunicação está no uso de uma linguagem positiva. As palavras específicas que você usa podem fazer uma grande diferença em como uma tarefa será encarada. O sucesso da comunicação depende também de como você diz as palavras que escolhe. Explique à sua equipe por que as tarefas são importantes para o atendimento ao paciente, para o bom funcionamento da prática e como seus esforços fazem a diferença para todo o grupo.
Agora, o que você acha? Renomear essas atividades será realmente o grande fator que irá engajar seu time com os treinamentos de equipe que você implementar? Sonhar não custa nada, não é verdade? Mas, se comunicar dessa maneira transmitirá uma mensagem clara de que os esforços de cada um deles têm um grande impacto no sucesso da clínica.
Erro nº 2: Baixas Expectativas
Sua equipe está com você. Se eles perceberem que você, dentista ou gestor, tem uma postura de “vou aceitar o que vier da minha equipe” em relação ao trabalho e ao treinamento, eles certamente farão apenas o “suficiente” para atender às suas expectativas. Em geral, as pessoas fazem o mínimo necessário para satisfazer as suas exigências.
Portanto, se você está comunicando (tanto com a forma como fala com a equipe quanto inconscientemente) que a ajuda deles é um BÔNUS e não parte da descrição do seu trabalho, é hora de uma grande mudança.
Na sua clínica odontológica, vocês são uma equipe, onde todos fazem treinamento e contribuem, independentemente da sua função, de quão ocupados, ou de quanto resistem ou reclamam. Pense no hotel de maior sucesso com foco no atendimento ao cliente – The Ritz-Carlton.
Eles exigem um mínimo de 250 horas de treinamento antes de colocar alguém em uma função voltada para o cliente. E depois, todos os anos, cada funcionário, desde executivos e gerentes superiores até zeladores e camareiras, é obrigado a treinar e recertificar os padrões e a missão de atendimento ao cliente da empresa.
O Ritz-Carlton não só atrai os melhores profissionais que compartilham sua visão de excelência em serviços, mas também mantém o ritmo e a consistência com o treinamento que faz parte da cultura da organização.
Com expectativas elevadas e uma postura de comprometimento total, os profissionais se sentem parte integrante, com propósito e satisfação em fazer parte do que torna sua clínica incrível — é como uma família, todos têm que colaborar!
Erro nº 3: Não reservar um tempo específico para o treinamento de equipe
Este é um desafio em muitos consultórios. Os dentistas e gestores podem ter a consciência de que precisam treinar a equipe para melhorar a clínica como um todo, mas reservar esse tempo e, de fato, treinar a euipe, simplesmente não acontece.
A falha em priorizar o tempo de treinamento pode ocorrer quando você tem um novo profissional na equipe ou se quer apenas treinar sua equipe atual. Há várias razões pelas quais o treinamento de equipe não é marcado.
Em primeiro lugar, as clínicas odontológicas e consultórios, onde o dentista é passivo em relação ao treinamento de equipe, têm mais dificuldade em fazer com que o time se capacite. Nas clínicas onde o próprio gestor participa do treinamento com o time, a evolução da equipe acontece de forma muito mais rápida e natural.
Por exemplo, quando o dentista se capacita junto com a equipe ou aprende o material que a equipe está estudando, há uma taxa de sucesso muito maior no treinamento como um todo.
Mesmo que o dentista ou gestor entenda que basta supervisionar o treinamento de equipe de fora (por meio de reuniões, sessões de prestação de contas ou conversas individuais ou em grupo), o time tende a aderir mais do treinamento com a participação dele do que se ele transferisse totalmente a responsabilidade desse treinamento para a equipe e dissesse “apenas faça e me mostra o certificado depois”.
Atitudes “visionárias” têm mais impacto do que suas palavras. O treinamento de equipe odontológica para a clínica é como aprender uma nova língua. Se o líder do grupo não mostra compromisso e não fala a mesma língua da equipe, por que os membros da equipe se importariam?
Falha ao iniciar
Em segundo lugar, muitas vezes escuto os dentistas reclamarem que a equipe não termina o treinamento quando é obrigatório. A minha primeira pergunta é para o dentista: vocês estão dando uma tarefa para a equipe com um objetivo específico e um prazo para conclusão? E isso vale para todas as tarefas atribuídas, não só para o treinamento.
Se você quer que a equipe conclua o treinamento, é muito importante que você defina um cronograma do que fazer a cada semana e quando deve ser feito.
O ideal é que o dentista e a equipe façam o treinamento juntos. A parte mais importante para garantir que o treinamento seja feito é reservar o tempo que você pretende treinar em sua agenda com antecedência.
Não abra mão do tempo de treinamento. Imagine que é como tomar um remédio importante para sua prática (porque é!).
Se não for possível que todos parem suas atividades ao mesmo tempo para fazer o treinamento, peça aos membros de sua equipe que se organizem para planejar algum tipo de rotação para que cada pessoa tenha a chance de fazer seu treinamento em uma sala ou área privada onde não serão interrompidos.
Não espere o “tempo livre” ou um “dia tranquilo” para fazer o treinamento de equipe. “Tempo livre” pode significar aspectos ou momentos diferentes para cada colaborador.
Para você um “dia tranquilo” pode ser a oportunidade perfeita para o treinamento do time, mas para alguns membros da equipe esse momento pode ser a hora de colocar outras atividades em dia. Se você quer que as sessões de treinamento sejam levadas a sério, elas precisam estar na agenda.
Além disso, se vocês não forem treinar juntos, estabeleça expectativas claras sobre o que eles devem fazer, quando é o prazo e quais tarefas devem ser concluídas.
Por exemplo, ao contratar um novo colaborador, você poderia mandá-lo assistir a um vídeo até o final da semana, deixando claro que “até o final de semana” significa até meio-dia da sexta-feira.
A partir daí, poderia estabelecer expectativas claras sobre quais vídeos ele deveria assistir e como os relatórios sobre o video deveriam ser enviados, incluindo notas que refletissem suas impressões sobre o vídeo em si, além dos principais pontos destacados e lições aprendidas.
Essa abordagem aumenta muito a chance de que a equipe cumpra suas tarefas de treinamento e faça o treinamento do jeito que você realmente quer.
Erro nº 4: Deixar de fazer do treinamento parte da rotina
O treinamento de equipe e os sistemas são essenciais (veja como eles funcionam bem para empresas como Chick-fil-A e Disney) – especialmente em uma clínica odontológica movimentada, onde há muitas coisas acontecendo todos os dias.
Estabeleça o tom para todos os membros da equipe (e especialmente ao integrar novos contratados) de que o tempo de treinamento de equipe é tão importante quanto fazer as tarefas habituais como ligar para os pacientes, fazer o check-in e o check-out deles, diagnosticar o tratamento, registrar o seguro, marcar as consultas, etc.
O treinamento deve ser agendado, planejado com a maior antecedência possível e deve fazer parte da sua rotina regular. Quando você se concentra na rotina, os horários dos treinos ficam marcados na agenda e são respeitados, evitando discussões. A rotina de treino vira o “chefe”, então você pode ficar tranquilo!
Erro n° 5: Esquecer de elogiar
Até as tarefas mais simples ficam mais fáceis de fazer quando você se sente valorizado. Quando sua equipe percebe que você não só reconhece o progresso deles, mas também valoriza seus esforços — isso não tem preço.
Ainda mais quando você mostra que o esforço deles tem um impacto positivo no sucesso de toda a equipe (melhores bônus para todos, eventos de equipe mais interessantes, menos estresse, salários mais altos, etc.).
Quanto mais você destacar os benefícios do treinamento de equipe, maior será a ajuda para evitar conflitos de poder e, além disso, você estará estimulando a cooperação em equipe!
Conclusão
Vimos os principais erros que os dentistas e gestores de clínicas odontológicas cometem ao treinar suas equipes. A maioria dos profissionais não têm um plano de treinamento para suas equipes e não têm um sistema de feedback, recompensas ou responsabilidade.
Os 5 erros mencionados no artigo podem ter um efeito negativo na equipe e comprometer os objetivos do negócio. Porém, quando esses erros são evitados o comprometimento e o nível de satisfação da equipe aumentam e proporcionam melhores resultados em todos os aspectos de uma clínica odontológica.
Traduzido e adaptado do site: allstardentalacademy.com
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