Um sistema de gestão para clínicas de estética é uma ferramenta digital que otimiza processos e automatiza tarefas, deixando o gerenciamento do negócio muito mais organizado e eficiente.
Dificuldades na gestão da sua clínica de estética? Saiba que um sistema de gestão para clínicas de estética é a solução ideal para auxiliar profissionais que têm de lidar diariamente com a missão de oferecer o melhor atendimento aos pacientes e gerenciar o próprio negócio.
O objetivo desse tipo de plataforma é otimizar a execução de tarefas e processos, tais como agendamento de consultas, comunicação com os pacientes, controle financeiro e de estoque, gestão de marketing, entre outras.
Logo, um sistema de gestão para clínicas de estética deixa a rotina de gerenciamento do negócio descomplicada, o que fez crescer a procura por esse tipo de solução.
Se você está nesta busca, porém não sabe como escolher a ferramenta de gestão certa para a sua clínica de estética, confira este post que preparamos para ajudar você a decidir.
Neste blog você verá:
- Como funciona um sistema de gestão para clínicas de estética?
- Quais os benefícios em adquirir um sistema de gestão para clínicas de estética?
- Diferença na gestão de clínica de estética no modo convencional e com um sistema de gerenciamento
- O que um sistema de gestão para clínicas de estética precisa ter?
- Qual o melhor sistema de gestão para clínicas de estética?
- Conheça o sistema de gestão para clínicas de estética, da Clinicorp!
Boa leitura!
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Como funciona um sistema de gestão para clínicas de estética?
Um sistema de gestão para clínicas de estética é uma plataforma tecnológica, pensada para otimizar processos envolvidos na gestão de uma clínica de estética, do agendamento de consultas, registros de prontuários e até mesmo o controle financeiro.
Existem inúmeras opções no mercado, algumas gratuitas, outras pagas. As mais comuns são as versões que contam com armazenamento em nuvem, onde todos os dados ficam seguros na internet e você pode acessá-los onde e quando quiser.
Dessa forma, é possível organizar eficientemente as informações da sua clínica, assim como os dados de pacientes. Indo além, um sistema de gestão para clínicas de estética ajuda a eliminar registros em papel, algo que torna o trabalho menos burocrático e confuso.
E o melhor, isso tudo através de uma única plataforma com usabilidade fácil, preço acessível e extremamente ágil.
Quais os benefícios em adquirir um sistema de gestão para clínicas de estética?
Como vimos até aqui, um sistema de gestão para clínicas de estética é desenvolvido para coletar, armazenar e processar os dados que envolvem a gestão de uma clínica.
O objetivo é otimizar processos que vão do controle de pacientes, passando pelas informações financeiras, chegando até mesmo ao controle de estoque e insumos.
Além disso, um sistema de gestão reduz o esforço envolvido no gerenciamento do negócio, possibilitando que muitas tarefas, antes feitas manualmente, sejam executadas de forma automática.
Estes são apenas alguns dos benefícios que demonstram a importância de um sistema de gestão para clínicas de estética, afinal, ele pode oferecer muitas outras vantagens, como:
Possibilidade de agendamento online de consultas
Com o uso crescente de aplicativos para realizar quase todo tipo de atividade, muitos pacientes esperam poder marcar suas consultas de forma online, no momento em que for mais conveniente.
Dessa forma, se você ainda obriga seus pacientes a ligarem para a sua clínica para marcar uma consulta, você pode estar perdendo muitas oportunidades de conversão.
Com um sistema de gestão para clínicas de estética, os pacientes podem realizar o agendamento online de forma independente. Assim, sua equipe gasta menos tempo ao telefone, podendo se concentrar em outras tarefas.
Mapeamento dos agendamentos
O uso de um sistema de gestão para clínicas de estética permite que você consiga mapear todos esses agendamentos de um jeito muito mais rápido e fácil.
Isso porque, a funcionalidade de agenda inteligente, permite que você visualize todos os agendamentos de forma organizada, seja por dia, semana, mês ou período que preferir.
Você tem acesso ao horário das consultas, informações dos pacientes e em alguns casos é possível verificar até mesmo se ele já fez o check-in confirmando a presença para realizar a consulta.
Atendimento aprimorado
As facilidades no agendamento são apenas um dos benefícios de um sistema de gestão para clínicas de estética, que ajudam você oferecer um melhor atendimento a seus pacientes.
Atualmente, muitos softwares de gestão tem ferramentas como aplicativos para que os pacientes acessem a própria agenda de consultas, informações financeiras, check-in automático na recepção e muitas outras funcionalidades.
Tudo isso, permite que você aprimore cada vez mais o atendimento em sua clínica de estética, tendo pacientes cada vez mais satisfeitos.
Diagnósticos mais precisos
As ferramentas de diagnóstico digital disponíveis em um sistema de gestão para clínicas de estética, ajudam você a realizar de forma muito mais eficiente seus procedimentos estéticos.
Um bom sistema oferece a possibilidade de armazenar todas as fotografias realizadas na sua clínica de estética, para que você acesse as informações de forma organizada, rápida e fácil
Em uma única plataforma você acessa planos de tratamentos e fotografias, além de documentar todas as etapas dos tratamentos, proporcionando um planejamento muito mais preciso e eficiente.
Armazenamento digital de prontuários
O armazenamento digital de prontuários permite que você armazene, organize e acesse remotamente as informações dos pacientes, seja plano de tratamento, ficha clínica, anamnese estética e até mesmo registros financeiros.
Além disso, muitos sistemas de gestão para clínicas de estética já oferecem a funcionalidade de assinatura eletrônica de documentos. Basta um código SMS e um link de autenticação para que o paciente valide qualquer informação do seu prontuário clínico.
Segurança de Dados
Documentar os dados em caderninhos de papel é uma prática que ficou no passado.
Além de causarem um acúmulo desnecessário de pilhas e mais pilhas de papel, dificultam a organização e localização das informações, sem contar a grande chance de dados importantes se perderem.
Um sistema de gestão para clínicas de estética oferece total segurança de dados para o seu negócio, visto que todo o armazenamento é feito de forma online, com backup que permite a recuperação das informações no momento em que precisar.
Facilidades no controle de pagamentos
A ideia de utilizar um sistema de gestão para clínicas de estética é digitalizar grande parte dos processos de um negócio. Isso inclui dispor de ferramentas que facilitem o registro de pagamentos vindos de seus pacientes.
Por isso, uma das grandes vantagens em utilizar um software de gestão é contar com a integração dos principais meios de pagamento, como cartão de crédito e boleto, por exemplo. A plataforma faz todos os registros de forma automática no fluxo de caixa da sua clínica de estética.
Veja também: Top 5 Meios de Pagamento para Clínicas de Estética
Combate a inadimplência
A inadimplência dos clientes é uma grande dor de cabeça para qualquer tipo de negócio, podendo fazer com que se perca muito dinheiro.
Por isso, um sistema de gestão para clínicas de estética com integração aos serviços de proteção de crédito pode fazer toda a diferença no combate à inadimplência.
Contar com essa ferramenta possibilita que você consulte e registre o CPF’s do paciente junto aos órgãos de proteção de crédito, tudo de forma rápida e fácil, diretamente pela plataforma do seu software de gestão.
Assim, você mantém a inadimplência sob controle, evitando problemas para sua clínica e para seus pacientes.
Melhora na gestão das informações
Ao investir em um sistema de gestão para clínicas de estética, você tem acesso a soluções capazes de auxiliá-lo na gestão de dados, com uma melhor experiência na captação, organização, tratamento e análise dessas informações.
Além disso, um sistema para clínicas de estética oferece todos os recursos de segurança e acesso dos dados, sejam eles da sua clínica ou pacientes.
Outra vantagem é que ele mantém os registros sempre disponíveis, independentemente da demanda dos usuários.
Controle e aumento da produtividade
Um sistema de gestão para clínicas de estética ajuda no aumento e controle de produtividade, pois diminui os riscos de erros e retrabalhos.
Assim, com um maior controle da produtividade dentro da sua clínica, é possível identificar erros e desperdícios operacionais, possibilitando a redução dos custos.
Usando um exemplo prático, vamos supor que você realize o controle de estoque de forma totalmente manual.
Quanto tempo é necessário para averiguar todo o estoque?
Implementando uma ferramenta automatizada de controle do estoque, você possibilita que sua equipe trabalhe com mais eficiência. Um controle de estoque eficiente e dinâmico é fundamental para que seja evitado perdas de recursos e tempo.
Melhor visualização do Fluxo de Atendimento
Relatórios do fluxo de atendimento oferecem estatísticas e dados essenciais para te auxiliar na gestão da sua clínica de estética. É a partir dessas informações que você pode administrar, analisar e melhorar a jornada do paciente.
Um bom sistema de gestão para clínicas de estética fornece informações importantes sobre os pacientes, como:
- Nome e idade do paciente;
- Horários de consulta;
- Data do atendimento;
- Informações para contato;
- Status de Atendimento: se foi finalizado ou não;
- Procedimentos realizados;
- E muitos outros detalhes.
Assim, você pode analisar toda a jornada do paciente nos momentos de contato com a sua clínica de estética.
Melhora na gestão financeira
A gestão financeira de uma clínica de estética envolve um conjunto de ações e procedimentos para planejar, analisar e controlar os recursos.
E muitas vezes controlar todos os números que se referem a investimentos, despesas, lucros, empréstimos, entre outros, pode ser uma tarefa trabalhosa se você não contar com as ferramentas adequadas.
Um sistema de gestão para clínicas de estética automatiza essas ações com organização, permitindo estabelecer metas, estipular prazos e analisar se os resultados concordam com o que estava planejado.
Maior previsibilidade financeira
A previsibilidade financeira é uma visão aproximada de como será o desempenho financeiro da sua clínica nos próximos meses, ou até mesmo anos.
Com ela, é possível prever receitas, despesas e antecipar fatores externos que vão influenciar o fluxo de caixa, como sazonalidades de mercado. Com um sistema de gestão que disponibiliza relatórios de fluxo de caixa, recebíveis futuros e de controle de inadimplência, tudo fica mais fácil
Assim, será possível fazer um acompanhamento financeiro eficiente, fator considerado essencial para a previsibilidade financeira.
Menos uso de papel
Com um sistema de gestão para clínicas de estética todas as informações da sua clínica ficam armazenadas em nuvem, de forma digital, organizada e segura.
Dessa forma é possível reduzir o número de registros de dados em papel, economizando recursos e desocupando espaços que antes eram tomados por arquivos físicos.
Apoio à tomada de decisões
Outro benefício muito valorizado por quem usa um sistema de gestão para clínicas de estética, é o apoio à tomada de decisões estratégicas na gestão da clínica.
O fato é que um bom software de gestão coleta e disponibiliza dados essenciais para o controle financeiro, clínico e estratégico do negócio. Com essas informações, é possível tomar decisões de forma rápida, aumentando os resultados positivos para o seu negócio.
Diferença na gestão de clínica de estética no modo convencional e com um sistema de gerenciamento
Com uma rotina extremamente agitada, os profissionais de estética têm encontrado cada vez mais dificuldades em estabelecer um equilíbrio entre atender os pacientes e, ao mesmo tempo, gerenciar um negócio
Logo, fazer a gestão do modo convencional, com anotações em caderninhos de papel e informações mal organizadas, não serve mais para quem quer manter-se vivo em um mercado cada vez mais competitivo.
Além disso, os pacientes estão mais exigentes em relação à qualidade do atendimento prestado, tratamentos e protocolos disponíveis, além de esperarem por processos rápidos, tempo de espera zero e acesso fácil à informações.
Acompanhando essa transformação, um sistema de gestão para clínicas de estética, tem se mostrado a ferramenta ideal para auxiliar o profissional de estética a manter seus clientes satisfeitos e, ao mesmo tempo, fazer uma gestão clínica de alta performance.
O que um sistema de gestão para clínicas de estética precisa ter?
Um sistema de gestão para clínicas de estética tem inúmeros benefícios a oferecer, no entanto você precisa saber escolher a solução que atenda às necessidades específicas do seu negócio
Abaixo, separei algumas funcionalidades indispensáveis que todo sistema de gestão para clínicas de estética deve possuir:
Agendamento Online
O uso crescente de aplicativos para realizar quase todo tipo de atividade, fez com que muitos pacientes preferiram marcar suas consultas de forma online pelo próprio smartphone.
Assim, contar com um sistema de gestão para clínicas de estética que ofereça ferramentas de suporte ao agendamento online é essencial e pode aumentar significativamente as suas vendas.
Além disso, com uma ferramenta assim, os pacientes realizam os agendamentos de forma independente e sua equipe gasta menos tempo ao telefone, podendo se concentrar em outras tarefas.
Aplicativo para profissionais e pacientes
Outra funcionalidade indispensável que todo software de gestão para clínica de estética deve ter, é um aplicativo mobile que sirva tanto para você, profissional, quanto para os seus pacientes.
Essa é uma ferramenta muito importante para que você consiga acessar as informações da sua clínica de qualquer lugar, sem depender do acesso direto a um computador, como a plataforma financeira e agenda de horários, por exemplo.
Já para os pacientes, um app traz a comodidade de ser um canal de comunicação adicional, além de oferecer acesso a informações de horários de consulta, financeiro e acompanhamento a distância de tratamentos.
Prontuário Eletrônico
O prontuário eletrônico é um requisito básico e obrigatório que você deve considerar na hora de adquirir um sistema de gestão para clínicas de estética.
Afinal, ele é uma ferramenta que permite armazenar, organizar e acessar de forma online todas as informações dos pacientes, como o plano de tratamento, ficha clínica ou de anamnese, por exemplo.
O interessante é que o sistema com o qual você irá trabalhar ofereça um prontuário eletrônico, capaz de registrar todo o histórico do paciente e manter essas informações armazenadas com segurança e organização.
Além disso, muitos sistemas de gestão para clínicas de estética já oferecem a funcionalidade de assinatura eletrônica, o que facilita muito o processo de validação desses documentos.
Plataforma Financeira
Ao implementar um sistema de gestão para clínicas de estética na rotina do seu negócio, o objetivo é digitalizar todos os processos, correto? Logo, isso inclui ferramentas que facilitem o registro de todas as informações financeiras, por exemplo.
Por isso, ao escolher um software de gestão, avalie se ele tem uma plataforma financeira completa. Ela deve integrar os principais meios de pagamento, relatórios de fluxo de caixa, dados das contas a pagar e receber, orçamentos abertos e demais ferramentas de controle financeiro.
Esse tipo de ferramenta dá todo suporte a gestão financeira da sua clínica de estética, integrando os dados e gerando insights que permitem que você tenha muito mais previsibilidade financeira.
Integração aos serviços de proteção ao crédito
A inadimplência dos pacientes pode ser uma grande dor de cabeça para a sua clínica de estética, fazendo-o perder muito dinheiro. Por isso, contar com um sistema de gestão para clínicas de estética com integração aos serviços de proteção ao crédito é muito importante.
Essa ferramenta possibilita que você consulte e inclua CPF’s junto aos órgãos de proteção de crédito, de forma rápida e fácil, diretamente pela plataforma do seu sistema de gestão.
Geração de relatórios financeiros
Ter acesso a relatórios financeiros detalhados e indicadores de desempenho de forma descomplicada, é outro grande diferencial de um bom sistema de gestão para clínicas de estética.
Afinal, somente com uma análise correta do seu desempenho é possível ter mais previsibilidade financeira para planejar os próximos passos da estratégia de crescimento da sua clínica de estética, no mercado.
Por isso, ferramentas de apoio à gestão, como relatórios de desempenho detalhados, são um recurso indispensável quando você adquire um software de gestão para clínicas de estética.
Ferramentas de apoio ao marketing
Um dos fatores que pode acelerar o crescimento da sua clínica de estética é a forma como você trabalha o marketing. Nesse aspecto, gerenciar e analisar as suas campanhas de divulgação é essencial para que você atinja o seu público-alvo.
Essa pode ser uma tarefa muito mais simples se você utiliza um sistema de gestão para clínicas de estética que ofereça boas ferramentas de gerenciamento de marketing, seja na captação de leads, relacionamento e fidelização dos pacientes.
E não é difícil encontrar disponível no mercado, sistemas que contam com funcionalidades como um CRM, relatórios de captação e dashboard de metas para que você consiga analisar cada etapa do funil de marketing e vendas.
Veja também: Marketing Digital para Clínicas de Estética: 7 estratégias para crescer na Internet
Qual o melhor sistema de gestão para clínicas de estética?
Ao escolher um sistema de gestão para clínicas de estética, além de avaliar os benefícios que ele oferece, é importante considerar as necessidades do seu negócio e como essa ferramenta vai ajudar a solucioná-las.
Dessa forma, o que podemos concluir é que o melhor sistema de gestão para clínicas de estética é aquele que concentra todas as ferramentas para que você consiga gerenciar a sua clínica com facilidade, otimização do uso do tempo e execução de processos.
Além disso, escolha uma plataforma que tenha uma interface amigável e intuitiva, para que você tenha alta performance e consiga atender seus pacientes e gerir seu negócio com extrema qualidade.
Veja também: Novidades em estética avançada: principais tendências para sua clínica se destacar
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