Atualizado: 19 de set. de 2023

Inadimplência em clínicas odontológicas é igual à cárie: se você não tratar, pode causar um grande estrago. E para garantir a saúde financeira do seu negócio, combater a inadimplência é um movimento essencial.

A inadimplência é um problema que afeta cada vez mais pessoas. Segundo dados do Mapa da Inadimplência no Brasil, divulgado pela Serasa, um número alarmante de cerca de 71,41 milhões de brasileiros estavam endividados até o mês de julho de 2023.

Como era de se esperar, esse é um índice que não contribuiu em nada para o crescimento econômico do país. Muito pelo contrário.

Nesse quadro, muitas empresas tiveram prejuízos por conta da inadimplência de seus clientes, e podemos incluir muitas clínicas odontológicas nessa estatística. Se a sua foi uma delas ou você está com receio de que seja futuramente, pode ficar mais tranquilo!

Preparamos 9 dicas práticas que você deve adotar em sua clínica odontológica para evitar o prejuízo financeiro, combatendo a inadimplência.

Leia também: Meios de Pagamento para Dentistas: como cobrar pacientes na odontologia?

O que é a inadimplência em clínicas odontológicas?

Basicamente, é a falta de pagamento, por parte do paciente, na data de vencimento. Ou seja, quando o paciente não efetua o pagamento, ele se torna um inadimplente.

Entre os principais motivos para a ausência do pagamento está o esquecimento.

Muitas vezes, dividido entre pagar boletos e outras atividades de rotina, o paciente pode simplesmente não lembrar de quitar a dívida, passando o vencimento e possivelmente acumulando-a por outros meses.

Esse “devedor crônico” tem dificuldades na organização financeira e geralmente acaba pagando somente após uma ação efetiva de cobrança.

9 dicas infalíveis para combater a inadimplência em clínicas odontológicas

Um dos maiores desafios de qualquer gestor de clínica odontológica é manter a taxa de inadimplência baixa. Entretanto, é importante não deixar que ela se torne comum, enraizada no seu negócio, pois isso pode afetar e muito, o crescimento do seu negócio.

Para isso, existem meios e métodos que você pode utilizar para reduzir o número de clientes inadimplentes, organizar os seus processos de cobrança e estabilizar a saúde financeira da sua clínica odontológica.

Automatizar processos de cobrança e criar um fluxo de acompanhamento são algumas das principais ações para combater a inadimplência em clínicas odontológicas. Confira mais algumas, a seguir:

1. Acompanhe os números diariamente

Para criar as melhores estratégias e reduzir a inadimplência em clínicas odontológicas, um passo imprescindível é checar diariamente os números gerais. Isso significa entender o volume total de cobranças, quantos e quais são os pacientes inadimplentes, principais motivos do endividamento, bem como oportunidades de melhorias e falhas de todo o processo de cobrança.

Assim, você consegue não só avaliar a movimentação financeira da clínica, mas entender o comportamento do paciente, identificando padrões que possibilitam contornar pagamentos atrasados e ainda receber o valor em dia.

2. Diversifique os meios de pagamento

A prática de diversificar os meios de pagamento é um chamariz para atrair mais pacientes, se torna um forte facilitador no momento de fechar um orçamento e te ajuda a combater a inadimplência.

Disponibilizar o pagamento via boletos, cartões de crédito e débito, e cobrança recorrente são algumas das opções que você pode oferecer para ampliar as formas do seu paciente fechar um tratamento. Assim você torna seus serviços odontológicos mais acessíveis a cada tipo de paciente, reduzindo as chances de ocorrer a inadimplência.

Você já conhece o Gerenciador de Planos Recorrentes da Clinicorp?

É a ferramenta ideal para quem busca previsibilidade financeira, aumento do faturamento e combate à inadimplência através da oferta de planos de assinatura recorrente.

Confira mais detalhes neste vídeo:

3. Mantenha o cadastro dos pacientes sempre atualizado

Um cadastro de pacientes bem estruturado é essencial para o bom funcionamento de qualquer clínica odontológica. É nele que se encontram as informações necessárias para que você possa conhecer melhor o perfil dos pacientes que vem atendendo.

Tendo esse conhecimento, fica mais fácil saber quais pacientes pagam em dia e podem, talvez, receber condições especiais, quais uma vez ou outra atrasam um pagamento e quais que estão inadimplentes há algum tempo.

Como citei anteriormente, esses dados são essenciais para você estruturar estratégias efetivas de cobrança e combate à inadimplência em clínicas odontológicas.

4. Aplique uma política de cobrança

O combate e gestão da inadimplência em clínicas odontológicas só é efetiva, de fato, se você contar com uma política de cobrança bem elaborada.

Nesse sentido, é essencial documentar e apresentar aos pacientes, as medidas a serem tomadas em caso do não pagamento. Algumas dessas medidas, por exemplo, podem ser a análise do cadastro do paciente junto aos serviços de proteção ao crédito, assunto do próximo tópico, ou definir um lembrete que sinalize tanto a proximidade da data de vencimento quanto o não pagamento da conta.

A política de cobrança também pode contar com medidas mais drásticas, como a negativação do paciente e também, caso necessário, aplicar as medidas jurídicas cabíveis.

Clique no link e entenda como funciona o fluxo à prova de inadimplência no software Clinicorp.

5. Submeta o paciente a análise nos serviços de proteção ao crédito

Com um cadastro de pacientes atualizado e uma política de cobrança ativa, antes de realizar qualquer venda você pode submeter o paciente a uma análise junto aos serviços de proteção ao crédito.

Fazendo isso, você pode entender melhor o comportamento financeiro do seu paciente e se ele costuma ter problemas relacionados à inadimplência. Esses dados te dão maior previsibilidade e segurança antes de fechar a venda com parcelamento no boleto, de um plano de tratamento de alto valor, por exemplo.

6. Implemente um sistema de cobrança automático

Contar com um sistema de cobrança automático é um ponto fundamental para combater a inadimplência. Com ele, é possível definir prazos e ações de cobrança. Dessa forma, você pode planejar e programar alerta e lembretes de cobrança via e-mails, SMS e WhatsApp, reavendo valores em aberto e recuperando clientes inadimplentes.

A cobrança automática é um excelente método de combate à inadimplência, por facilitar desde lembretes antes do vencimento da cobrança, agradecimento de pagamento até a negativação no SPC/Serasa no caso de atrasos. Para entender melhor como ela funciona, assista o vídeo abaixo:

7. Ofereça vantagens para quem paga em dia

Outra estratégia para reduzir a inadimplência em clínicas odontológicas é oferecer benefícios para os pacientes que pagam em dia. Essas vantagens podem variar, desde descontos em parcelas e redução de valores em uma próxima compra até mesmo o aumento no limite de crédito.

Entretanto, antes de aplicar essa estratégia, deixe claro que realizar pagamentos em dia representa mais que o cumprimento de um acordo estabelecido previamente. Significa que você está satisfeito em contar com um bom pagador, por isso apresenta diferenciais na hora de pagar em dia.

8. Treine sua equipe de cobranças

Uma equipe de cobranças bem treinada é essencial para ajudar sua clínica odontológica no combate à inadimplência. Eles devem saber conversar com os pacientes inadimplentes e compreender quando este está com dificuldades para efetuar os pagamentos.

Instrua-os a oferecer alternativas diferenciadas de pagamentos que vão ajudar os dois lados, assim como buscar caminhos para uma renegociação dos débitos para reaver o valor em aberto. Falaremos um pouco mais sobre isso na próxima dica.

Para isso, é importante que você invista em treinamentos constantes e conte com ferramentas que facilitem o trabalho da equipe no acompanhamento dos índices de inadimplência e gestão financeira da sua clínica odontológica.

Uma ótima alternativa para isso, é um software odontológico de gestão. Você pode conhecer os benefícios dessa ferramenta lendo este artigo: Sistema para consultório odontológico: 15 motivos para investir.

9. Utilize técnicas de abordagem inteligente

Antes de preparar qualquer estratégia ou mensagem de cobrança a um paciente inadimplente, lembre-se das orientações dadas pelo Código de Defesa do Consumidor. Expor qualquer cliente ao ridículo, realizar ameaças ou submetê-lo a posições constrangedoras é considerado uma cobrança abusiva e vai contra a lei.

Por isso, analise suas opções de contato cuidadosamente, para que nenhuma situação comprometa a sua clínica odontológica. Manter uma postura amigável e respeitosa é, sem dúvida, o mais indicado. Afinal, se o seu paciente estiver motivado a recuperar-se da inadimplência, as chances de sucesso são muito maiores.

DICA BÔNUS: Automatize os processos de cobrança com o software odontológico Clinicorp

Ao adotar um sistema de gestão integrado que automatize processos, é possível prevenir a formação de dívidas. Isso porque ele conta com uma série de recursos funcionais importantes, como o envio de alerta de vencimento, a programação de avisos posteriores e a negativação do paciente nos serviços de proteção de crédito.

Esse processo de automatização pode representar uma bela solução no combate à inadimplência em clínicas odontológicas. Afinal, o sistema odontológico avisa o paciente conforme a situação se agrava, um fator que desencadeia um senso de urgência por parte do devedor e, logo, contribui para a diminuição da inadimplência

Nesse sentido, o software odontológico Clinicorp oferece ferramentas automatizadas de cobrança que lhe darão muito mais segurança na hora de vender seus tratamentos odontológicos.

Com uma plataforma financeira completa, é possível realizar consultas ao cadastro do paciente nos serviços de proteção ao crédito, diversificar os meios de pagamentos, emitir contratos com assinatura eletrônica e automatizar todo o processo de cobrança e através de nossa exclusiva réguas de cobrança.

E se mesmo assim, o paciente não pagar?

Primeiro, tente contato de uma forma amigável. Talvez ele tenha esquecido a data do pagamento ou esteja esperando por algum dinheiro. Tente oferecer novas possibilidades de pagamento, com parcelas e valores variados, e também esteja aberto a fazer renegociações.

Caso todas essas formas respeitosas de cobrança tenham se esgotado e o cadastro do paciente na sua clínica odontológica esteja completo, com documentos que confirmem a dívida, você pode fazer uma negativação do cliente no SPC/Serasa.

Ah, lembre-se de retirar a negativação assim que o paciente quitar a dívida.

Tente oferecer um acordo

Caso nem a negativação seja efetiva para fazer o paciente realizar o pagamento, para não entrar com um processo na justiça, uma atitude que, além de onerosa, causa bastante desconforto, tente oferecer um acordo para o cliente inadimplente.

Nesse contexto, é possível negociar uma troca ou, então, caso perceba que o paciente esteja mesmo com dificuldades, renunciar a uma parte da dívida, desde que um pagamento imediato de uma parte dela seja realizado.

Essas são algumas formas de realizar a gestão da inadimplência em clínicas odontológicas e manter um bom relacionamento com seus pacientes.

Conclusão

Ao longo desse texto, lhe mostramos a importância de criar estratégias que vão ajudar você a diminuir a inadimplência em clínicas odontológicas, independente do tamanho do seu negócio.

Além disso, compartilhei algumas dicas e ferramentas que têm ajudado os mais de 70 mil usuários do software odontológico Clinicorp a criar antídotos contra o grande problema da falta de pagamentos.

Nossa missão é ajudar você a manter a gestão e saúde financeira da sua clínica odontológica sob controle, garantindo o crescimento sustentável do seu negócio.

E para entender melhor como podemos ajudar você a reduzir a inadimplência em clínicas odontológicas, entre em contato agora mesmo. Solicite o contato de um consultor e experimente o software odontológico líder de mercado.