Atualizado: 17 de mai. de 2023
Um prontuário odontológico tem um papel fundamental em uma clínica. Neste blog você vai entender o motivo de ter esse documento corretamente preenchido, o que deve constar e como ele pode garantir a segurança e a qualidade do atendimento aos seus pacientes.
O mercado odontológico está cada vez mais competitivo, segundo o Conselho Federal de Odontologia, são mais de 70 mil clínicas odontológicas ativas no Brasil. A organização e uma gestão eficiente se tornam elementos fundamentais para garantir o sucesso e alcançar a alta lucratividade do seu negócio. O prontuário odontológico é uma peça essencial para isso.
Manter esse documento sempre atualizado vai ser um fator decisivo para que a equipe de dentistas consiga se organizar e proporcionar um excelente atendimento aos seus pacientes. Isso porque todas as informações estão inseridas em um único local e unificadas.
Para ter certeza de que isso vai acontecer é preciso saber as informações necessárias e a forma que elas devem ser preenchidas. Por isso, preparamos este blog que vai mostrar tudo que você precisa saber sobre esse tema.
Neste blog você verá:
- O que é um prontuário odontológico
- Qual a importância do prontuário odontológico para a clínica?
- Legislação e regulamentação
- O que deve constar em um prontuário odontológico?
- Benefícios do prontuário digital na clínica odontológica
- Conclusão
Leia também: Como ser um dentista organizado: 8 dicas para melhorar a organização do seu consultório
O que é um prontuário odontológico
Este é o documento que contém todas as informações relevantes sobre um paciente e seu tratamento. O prontuário odontológico é uma ferramenta extremamente necessária para que a comunicação entre os profissionais envolvidos no atendimento seja fluida e eficiente. Além disso, é fundamental para haver o acompanhamento da evolução clínica do paciente ao longo do tempo.
Dentro do prontuário odontológico de um paciente, devem constar informações como dados pessoais, exames realizados, histórico médico e odontológico, diagnósticos, tratamentos realizados, prescrições e orientações, como odontofobia, medo de agulhas, entre outros.
Essas informações devem ser claras, precisas e atualizadas, desta forma, será possível garantir a qualidade do atendimento e o sucesso do tratamento.
Qual a importância do prontuário odontológico para a clínica?
Resumidamente, o prontuário odontológico é o documento onde todas as informações e registros de atendimento dos pacientes estarão armazenadas.
Ele é extremamente necessário em clínicas odontológicas, pois, sem ele, seria necessário armazenar todas as informações de um paciente em diferentes locais.
Desta forma, uma clínica poderia perder esses documentos e ter maior dificuldade em gerenciar um atendimento e coisas do tipo.
Utilizando um prontuário, uma clínica odontológica terá uma série de benefícios como o monitoramento de qualidade, a gestão de riscos, um gerenciamento fluido dos processos e uma comunicação eficaz entre os profissionais da clínica.
Esses benefícios vão influenciar diretamente na entrega de um atendimento mais eficiente e personalizado, isso vai ajudar a aumentar a satisfação e fidelizar ainda mais pacientes em uma clínica odontológica.
Por fim, o prontuário odontológico possui impacto na gestão de riscos e na identificação de problemas recorrentes, com isso, é possível elaborar planos de ação para corrigi-los e garantir a melhoria da clínica.
Legislação e regulamentação
Por meio de leis sancionadas pelo Governo Federal e o Conselho Federal de Odontologia, as clínicas devem possuir um prontuário odontológico, além de aplicar algumas particularidades. Entre as principais está o armazenamento obrigatório por, no mínimo, 20 anos do prontuário, seja ele físico ou digital.
Além disso, deve haver sigilo sobre o prontuário, portanto, apenas os profissionais envolvidos no atendimento ao paciente podem acessar as informações.
O prontuário odontológico, também, é uma forma de garantir a segurança jurídica da sua clínica odontológica de possíveis processos vindos de pacientes. Realizando uma manutenção contínua e registro adequado das informações, sua clínica terá documentos que comprovam o conhecimento do paciente sobre as condutas adotadas durante o atendimento.
Porém, é preciso ressaltar que, dependendo da sua localização, podem haver diferenças na legislação e regulamentação em torno do prontuário odontológico. Por isso, você deve buscar estar sempre se atualizando conforme as normas do Conselho Regional de Odontologia do seu estado.
O que deve constar em um prontuário odontológico?
Sem ter um prontuário organizado, uma clínica odontológica pode se tornar uma verdadeira bagunça, dificultando a gestão de processos e entrega de um atendimento excepcional aos pacientes. Mas com tantos pontos a serem cuidados em uma clínica, pode surgir dúvidas na hora de determinar quais informações devem constar nesse documento.
Por isso, confira abaixo quais são os principais dados que devem constar em um prontuário odontológico.
Dados pessoais e histórico médico do paciente
Essas informações são uma das mais importantes em um prontuário odontológico, entre elas estão o nome completo, endereço, telefone, e-mail e outras informações de contato do paciente.
O histórico médico do paciente também deve ser registrado, assim como as condições preexistentes, alergias, medicamentos em uso e quaisquer outras informações relevantes devem constar neste documento.
Fazendo isso, será possível garantir que o tratamento seja realizado de forma segura e eficaz, baseado exclusivamente nas condições do paciente.
Anamnese odontológica
Esta etapa é obrigatória em um atendimento odontológico. Nesse documento é coletado informações sobre a saúde geral do paciente e possíveis condições médicas que possam afetar o tratamento odontológico.
Apenas consultando este documento, os profissionais envolvidos no atendimento poderão desenvolver estratégias para fornecer um atendimento personalizado e seguro ao paciente.
Exame clínico
No exame clínico, a saúde bucal do paciente será avaliada, ou seja, o profissional vai consultar se existem cáries, lesões, inflamações, entre outros problemas.
Constando no prontuário odontológico, essas informações podem ser utilizadas como referência para futuros atendimentos e tratamentos. Assim, não há a necessidade do paciente realizar novos exames.
Diagnóstico
Esse é o processo onde serão identificadas as necessidades de um paciente e será elaborado um plano de tratamento adequado para aquela condição.
É essencial que essas informações estejam registradas no prontuário odontológico, pois, por meio delas, os profissionais envolvidos no tratamento poderão criar o plano de tratamento do paciente.
Plano de tratamento
Neste documento deve conter todas as informações e orientações em relação ao tratamento do paciente, seja para fins estéticos ou para solucionar algum problema de saúde bucal identificado no diagnóstico.
Estando presente no prontuário odontológico, o plano de tratamento pode ser usado também como ferramenta de gestão para a clínica, pois pode auxiliar no planejamento de recursos e prazos.
Evolução clínica do paciente
O acompanhamento do tratamento é essencial em uma clínica. Uma vez presente no prontuário odontológico, é possível avaliar a evolução do tratamento e possíveis mudanças necessárias. Outro ponto é que , quando finalizado, possibilita avaliar se o resultado do tratamento foi positivo ou não.
Documentação fotográfica e radiográfica
Inserindo esses documentos no prontuário odontológico, tarefas como o diagnóstico, planejamento do tratamento e o acompanhamento da evolução do caso, se tornam muito mais simples. Além disso, também pode ser útil em ações judiciais como prova da conduta adotada no tratamento.
Termos de consentimento e esclarecimento
Esses documentos são extremamente importantes e devem estar no prontuário odontológico. Eles comprovam que o paciente foi informado e concordou com os procedimentos que serão realizados, incluindo possíveis riscos e benefícios. Além de que servem para proteger tanto o paciente quanto o profissional de possíveis questionamentos futuros.
Prescrições
Por último, as prescrições médicas precisam constar no prontuário odontológico, pois vão orientar o paciente em relação ao uso de medicamentos, além de servirem como um registro sobre a medicação prescrita ao paciente. Elas também podem ser úteis caso aconteçam interações medicamentosas ou reações adversas.
Benefícios do prontuário digital na clínica odontológica
O prontuário digital é a versão eletrônica do padrão tradicional, porém é armazenado em um sistema online. De forma mais simples, automatizada e otimizada, essa ferramenta entrega ainda mais eficiência às clínicas odontológicas.
Um ponto a ser destacado sobre os prontuários digitais é a obrigatoriedade de obter o certificado e assinatura digital emitidos e reconhecidos pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Esta ferramenta tem sido cada vez mais comum em clínicas odontológicas de todo o país por todas as vantagens e benefícios que ela fornece:
Para saber mais sobre a assinatura digital, leia o artigo: Assinatura digital para dentistas: o que é, importância e como utilizar na sua clínica odontológica
Armazenamento seguro de informações
Um prontuário digital permite que as informações dos pacientes sejam armazenadas na nuvem de forma segura, isso reduz o risco de extravio, danos ou perdas das informações.
Outro fator crucial é a possibilidade de realizar backups e aplicar medidas de segurança, sejam senhas de acesso ou criptografias que garantem a privacidade e a confidencialidade das informações dos pacientes.
Facilidade de acesso às informações
A busca e acesso às informações também se torna mais rápida, fácil e organizada. Ao utilizar um prontuário digital não é mais preciso procurar informações em pastas físicas ou arquivos em papel.
Agilidade no atendimento ao paciente
Pela facilidade em acessar as informações dos pacientes, o atendimento se torna mais ágil e eficiente, economizando tempo da equipe profissional e dos próprios pacientes. Além disso, as tomadas de decisões se tornam mais rápidas e ainda mais assertivas, permitindo uma explicação completa e detalhada de um determinado tratamento.
Compartilhamento de informações
Outra vantagem que o prontuário odontológico digital proporciona a uma clínica é o compartilhamento de informações entre os profissionais envolvidos no atendimento, isso é fundamental para uma clínica que atua com mais de um dentista.
Essa ferramenta permite acessar as informações dos pacientes em tempo real e de forma rápida, sem precisar aguardar pelo envio de documentos físicos ou agendar uma reunião para debater sobre algum assunto.
Melhora na experiência do paciente
O prontuário odontológico digital é essencial para proporcionar uma experiência excelente aos pacientes da sua clínica. Além de permitir um atendimento mais ágil e eficiente, essa ferramenta auxilia no envio de alertas de consultas ou lembretes de retorno, assim como o envio de prescrição médica e outras informações.
Isso tudo vai facilitar a entrega de um atendimento personalizado e especial que, consequentemente, vai impactar na melhora da experiência do paciente na sua clínica odontológica.
Para entender ainda mais sobre como a tecnologia consegue otimizar o prontuário para uma clínica odontológica, leia o artigo: Prontuário Eletrônico: O que é, como funciona e como escolher para a sua clínica odontológica?
Conclusão
Diante do que foi visto, o prontuário odontológico se mostra um recurso indispensável na sua clínica. Ele vai facilitar a jornada para o sucesso e também garantir a segurança jurídica do seu negócio.
O prontuário odontológico te permite aumentar a produtividade e eficiência da sua equipe, que vai ter ainda mais funcionalidades disponíveis para entregarem um atendimento com altos níveis de excelência aos pacientes, uma vez que todas as informações, até as mais detalhadas, estarão presentes nesse documento.
Investir em um sistema de gestão que possua um prontuário odontológico eficiente vai trazer inúmeros outros benefícios a curto, médio e longo prazo para a sua clínica. Um software odontológico completo vai atuar em todas as áreas do seu negócio, ajudando a conquistar e fidelizar ainda mais pacientes.
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