Atualizado: 27 de mai.

Faltas de pacientes é uma realidade frustrante para qualquer clínica. Descubra o que o Dr. Igor Steinmeyer pode nos ensinar sobre o impacto dessas ausências, os motivos por trás delas e estratégias práticas para reduzir faltas, incluindo como a tecnologia pode ser uma aliada eficiente.

Eu sei que isso acontece com você toda semana, ou talvez até todo dia!

Veja se estou errado — Você preparou a sala, separou todos os materiais do procedimento, reservou uma hora do seu dia para o “Sr. João” e ele simplesmente não apareceu ou sequer avisou!

Nesse artigo, vou falar sobre esse fato recorrente em clínicas odontológicas e os impactos disso no final do mês! 

Neste Blog você verá:

• O impacto das faltas de pacientes 
• Por que os pacientes faltam 
• Como lidar com as faltas dos pacientes 
• Como a tecnologia pode ajudar a clínica a reduzir as faltas?

Boa leitura!

Texto por Dr. Igor Steinmeyer.

Leia também: Ética na odontologia: quando e como cobrar consulta quando o paciente falta?

O impacto das faltas de pacientes 

É incrível dizer isso, mas tem colega dentista que comemora quando o paciente falta (“quem nunca”). Um dia eu já fui o tipo de profissional que se o último paciente do período faltasse ou desmarcasse em cima da hora, eu até agradecia.

Mas isso foi antes de eu entender o quanto isso detonava minha lucratividade!

Vamos falar mais disso a seguir.

Na faculdade, fomos treinados a realizar o planejamento odontológico do paciente baseado no diagnóstico. Até aí nada de errado.

O que recomendo aos meus alunos da Mentoria InvictuS, é também fazer um planejamento de otimização de sessões! 

Calcula comigo — Se você cobrou 10 mil reais por um tratamento e consegue finalizar esse caso em 10 sessões, então você produziu em média 1000 reais por sessão, certo?

E se você terminar em 20 sessões? 

No mínimo, cai pela metade sua lucratividade, concorda comigo? Pois se levaram mais sessões, provavelmente foi por conta de repetições de moldagem, etc., ou seja, com coisas que te levaram a consumir mais material.

Então planejar o número de sessões fará você enxergar o tamanho do prejuízo que tem com as faltas, visto que cada horário em aberto sem produzir, aumenta o número de sessões necessárias para terminar o caso.

Por que os pacientes faltam? 

Mas afinal, por que os pacientes agendam e faltam?

Listei os principais motivos, e alguns deles você provavelmente nem imaginava até ler esse artigo:

1 – Você, dentista, remarca ele com frequência: ao fazer isso, você demonstra baixo comprometimento e ele se sente a vontade de fazer o mesmo — Errado ele não está, né.

2 – Você reagenda com facilidade: ele falta e você “arranja” um horário para ele rápido! Isso faz com que ele não sinta as consequências de faltar. Faltou? Só reagendar para daqui a 10 ou 15 dias!

3 – Você não aplica um contrato formal: dentistas que não fazem contrato formal com o paciente, possuem mais pacientes que faltam demais. Fato! O contrato eleva a percepção de valor a seu respeito e pode inclusive ter cláusulas sobre cobrança em casos de falta.

4 – Mensagem de confirmação errada: aquela mensagem que pergunta se ele vem, aumenta muito as faltas ou desmarcações em cima da hora. Sua mensagem de confirmação deve apenas comunicar que a consulta dele está confirmada e que você estará esperando.

Como lidar com as faltas dos pacientes? 

Para diminuir as faltas é vital uma intervenção já na primeira falta do paciente! Jamais deixe “passar em branco” quando o paciente falta pela primeira vez.

Quando seu paciente comparecer diga: “O que houve na última vez? Ficamos te esperando e você faltou!” 

Ouça o argumento dele e diga: “Ok, imprevistos acontecem, mas não deixa isso acontecer mais, pois atrasa todo o tratamento e bagunça nossa dinâmica da clínica!”

Faltou de novo em um curto período? Hora de conversar mais sério!

Antes de levar ele ao equipo, sentado de frente para ele diga: “Sr. João, o senhor faltou duas vezes em um curto período e eu queria ressaltar mais uma vez que isso atrapalha o andamento da clínica e o seu próprio tratamento.

Além disso, isso prejudica a clínica financeiramente, pois acabo tendo que agendar mais horários para fazer seu tratamento. Imagina o senhor vir até a clínica e eu não aparecer? Seria chato, né! Posso contar com o senhor para isso não acontecer mais?”

Talvez você pense: “Ah Igor, que chato ter que falar isso com o paciente…”

Bom, escolha o que é mais chato: ter essa conversa ou ver ele acabando com seu lucro.

Talvez você também se interesse: Como reduzir falta dos pacientes na odontologia

Como a tecnologia pode ajudar a clínica a reduzir as faltas?

Enviar mensagens de confirmação ajuda muito na diminuição das faltas. Uma das ferramentas existentes está em softwares odontológicos que conseguem programar automaticamente os disparos dessas confirmações. Isso ajuda demais na demanda das recepcionistas!

O Clinicorp é o software de gestão odontológico líder de mercado, com diversas funcionalidades, incluindo os lembretes automáticos de consulta. Para conhecer melhor o software mais completo do mercado, assista ao vídeo abaixo.

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Conclusão

Bom, eu espero ter te ajudado a ver que as faltas são um enorme dreno de lucro nos consultórios. Imagine uma clínica que faz 600 agendamentos por mês (2 ou 3 equipes agendando 10 pacientes por dia) que tem 15% de faltas. Isso resulta em 90 faltas por mês. 

Ao reduzir esse número para 5%, aplicando as ações sugeridas nesse artigo, por exemplo, a clínica passaria a ter 60 atendimentos a mais no mês e consequentemente 720 atendimentos a mais no ano. 

Isso representa muito dinheiro!

Um forte abraço e até a próxima!

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