O lembrete de cobrança é uma das ferramentas mais eficazes para combater a inadimplência em vendas parceladas. Esse recurso permite que você crie alertas de cobrança personalizados para cada paciente, diminuindo as taxas de não pagamento.

Uma pesquisa realizada no mês de agosto de 2023 pelo SERASA, indica que cerca de 71,74 milhões de brasileiros constam, atualmente, em situação de inadimplência. Um crescimento de 320 mil pessoas em relação ao mês de julho.

Esses números mostram que os prestadores de serviço correm sérios riscos de esbarrar em clientes inadimplentes e, consequentemente, sofrerem prejuízos nos seus negócios.

Para os empreendedores, lidar com esse vilão não é uma tarefa nada fácil e a solução para evitar que esse tipo de problema impacte nos resultados do seu negócio é implementar uma boa estratégia de cobranças.

Nesse sentido, organizar os processos e contar com ferramentas que possam automatizar essas cobranças de forma eficiente, proporciona muito mais segurança para que você realize vendas de maneira parcelada.

Uma dessas ferramentas, que tem sido cada vez mais utilizada pelos empreendedores da área da saúde, são os Lembretes de Cobrança. Esse recurso de automatização de alertas tem auxiliado diversas clínicas a reduzirem em até 50% as taxas de inadimplência.

Para você que ainda não conhece os lembretes de Cobrança, preparamos este artigo que mostra como alcançar eficiência na gestão de cobranças, diminuir as taxas de inadimplência e preservar o bom relacionamento com seus pacientes.

Boa leitura!

Leia também: Precificação de Serviços: como fazer de maneira correta?

O que são lembretes de cobrança?

A resposta para essa pergunta é que essa ferramenta, não somente é uma solução para prevenir a inadimplência, como também para melhorar os seus lucros. Afinal, como dissemos anteriormente, trabalhar com lembretes ou uma régua de cobrança permite que você tenha mais segurança ao utilizar métodos de pagamento parcelados.

Em relação aos termos técnicos e práticos dessa ferramenta, os lembretes de cobrança consistem em um roteiro de alertas para que as clínicas cobrem seus pacientes de forma sistemática e automatizada, mas sem perder a humanização do atendimento.

Essa solução permite o envio automático de alertas em datas específicas antes, na data e após o vencimento dos pagamentos, com informações como valor a ser pago, data de vencimento, meio de pagamento, entre outros dados importantes para uma cobrança bem-sucedida.

Como funcionam os lembretes de cobrança?

Os lembretes de cobrança são uma ferramenta que executa, de forma automática e personalizada, o envio de lembretes e alertas para que os pacientes realizem os pagamentos na data correta ou regularizem os pagamentos que estão em atraso.

Para que isso aconteça de forma bem-sucedida, essa solução permite construir um completo roteiro de cobrança, seguindo parâmetros baseados no estágio de pagamento e perfil de crédito de cada um dos seus pacientes.

Dessa forma, com o apoio de uma ferramenta de gestão de cobranças é possível realizar o envio automático de mensagens programadas para lembrar o paciente sobre os vencimentos em aberto, seja antes ou depois do não pagamento.

Esses alertas podem ser enviados por aplicativos de mensagens como o WhatsApp, SMS, e-mail, entre outros recursos e ajudam a otimizar o processo de cobrança e aumentar a chance de recuperação dos valores em débitos.

Importância dessa ferramenta para a clínica odontológica

A inadimplência é prejudicial aos resultados de qualquer empresa e deve ser combatida de todas as formas possíveis. Nesse sentido, os lembretes de cobrança são uma das soluções mais importantes para diminuir o número de inadimplentes.

Além disso, essa ferramenta permite otimizar a rotina da sua secretária ou equipe financeira, visto que realizar as cobranças manualmente, seria extremamente moroso e até mesmo desgastante.

Diante disso, os lembretes de cobrança são fundamentais, pois automatizam desde o mapeamento dos débitos até a tomada de eficientes medidas de cobrança.

Por fim, é possível estabelecer uma comunicação mais próxima com seus pacientes, algo muito importante para garantir os recebimentos e reduzir os prejuízos com a inadimplência.

Principais vantagens dos lembretes de cobrança

Os lembretes de cobrança trazem diversos benefícios, como o aumento dos lucros, já que com essa ferramenta é possível trabalhar com boletos e parcelamentos mais longos, aumentando a conversão de vendas de procedimentos de maior valor com maiores garantias de recebimento.

Confira outras vantagens de utilizar os lembretes de cobrança na sua clínica ou consultório. Acompanhe!

1. Redução da inadimplência

Um atrativo incrível dos lembretes de cobrança é prevenir os problemas com inadimplência, ou até mesmo diminuí-la, melhorando a sua lucratividade e otimizando o seu sistema de cobrança e conciliação.

Estudos apontam que com essa ferramenta é possível diminuir em até 50% o número de pacientes inadimplentes, principalmente aqueles que esquecem a data de pagamento.

Outra vantagem é a organização, quando você automatiza processos que dependem de pessoas, tudo se torna mais ágil e menos suscetível a erros.

2. Organização das contas

Em muitos consultórios, a gestão de cobranças é feita pela própria secretária, muitas vezes a mesma profissional que já é responsável pelo controle de agendamentos, de estoque e fluxo de caixa, além de diversas outras funções.

Nesse sentido, pelo número de tarefas realizadas, existem diversos fatores que podem ocasionar erros na hora de realizar esse processo, como, por exemplo, cobranças erradas ou dívidas que caem no esquecimento e não são cobradas.

Com os lembretes de cobrança você pode diminuir esses erros a uma taxa próxima de zero, programando todo o fluxo de cobrança, o que permite manter as contas da sua clínica sempre em dia, garantindo fluxo tanto nos valores a pagar quanto a receber.

3. Facilidade de pagamento

Ao utilizar metodologias inteligentes no seu fluxo de cobrança, como os lembretes de cobrança, sua clínica passa a ter uma interação mais positiva com o paciente, por disponibilizar para o mesmo diversos métodos de realizar os seus pagamentos.

Isso permite que você expanda suas formas de pagamento para boletos bancários, cartões de crédito e métodos online, como o tão procurado PIX.

Leia também: Meios de Pagamento para Dentistas: feche mais tratamentos com um controle de inadimplência eficiente

4. Mais profissionalismo

Trabalhar com uma ferramenta de automatização, na qual você pode personalizar e padronizar métodos de cobrança, agrega muito mais valor ao seu produto final, sem contar a maior segurança e profissionalismo empregados na comunicação.

Tudo isso gera mais confiança e reforça um sentimento de obrigação do paciente em realizar os pagamentos dos seus débitos.

Como utilizar lembretes de cobrança na sua clínica odontológica

O método manual de lembretes de cobrança todos já conhecem, mas poucos sabem da existência de softwares que automatizam esse processo.

Com esse tipo de solução, é possível otimizar o processo de cobrança, desde o preenchimento de informações como datas dos vencimentos, meios de contato e pagamento e as opções para quitação da dívida em aberto.

Para boletos bancários

Uma estratégia eficiente de lembretes de cobrança para boletos bancários, começa no momento em que se está finalizando a venda do procedimento. Nessa etapa, você deve alinhar com o paciente os valores, quantidades de parcelas e o mais importante, as datas de vencimento dos boletos.

Com todo o procedimento finalizado, o trabalho é bem simples, basta configurar os lembretes que o paciente receberá nas datas próximas ao vencimento dos pagamentos.

Um exemplo, é configurar o envio do primeiro lembrete 10 dias antes da data do vencimento, outro 5 dias antes, um na data do pagamento e outros dois dias após o vencimento.

Para cartão de crédito

Antes de estabelecer lembretes de cobrança para cartões de crédito, consulte as regras vigentes das operadoras e bancos emissores, pois qualquer erro de cobrança pode gerar um impacto negativo para os seus pacientes.

Apesar da ocorrência de problemas com cartões de crédito ser baixa, em alguns casos, como em planos de assinatura recorrente, o limite do cliente pode estar comprometido na data do pagamento e nesse momento, um lembrete de cobrança o lembrará de regularizar o débito.

Para depósito ou transferência

A mesma estratégia de automação do fluxo de cobrança do boleto bancário é aplicável para os depósitos ou transferências bancárias, com algumas pequenas diferenças.

Por exemplo, diferente do boleto, os depósitos e transferências online não cobram os juros e multas na hora da transferência, então é sempre importante na hora de configurar lembretes de cobrança para essa modalidade, deixar bem claro os valores.

Ferramentas para uma comunicação eficaz

Escolha apenas os canais de comunicação mais utilizados pelos pacientes na hora de configurar seus lembretes de cobrança, pois isso facilita a comunicação e aumenta as chances dele visualizar o alerta.

Além disso, todo o processo deve ser documentado para garantir a segurança e respaldo jurídico, tanto da sua clínica quanto do paciente, no caso de cobranças indevidas ou na falta de pagamentos por longos períodos.

Nesse sentido, os melhores canais de comunicação são o e-mail, SMS e aplicativos de mensagem como o WhatsApp. Ao utilizar esse último recurso na sua comunicação, dê preferência a versão Business do mesmo, para garantir a segurança na comunicação com os pacientes.

Leia também: WhatsApp Business: a maneira mais profissional de se comunicar com seus pacientes

Quando um cliente é visto como inadimplente?

Infelizmente essa não é uma resposta simples, pois o Código de Defesa do Consumidor não especifica o prazo limite que o consumidor tem para quitar a dívida antes de ser incluído nos serviços de proteção ao crédito. Assim, essa situação varia de acordo com cada modelo de negócio e política de cobrança.

Porém, muitas empresas têm uma “política de bom relacionamento”, pois consideram que algumas pessoas pagam suas contas com pequenos atrasos, definindo o prazo limite de 30 dias ou mais, antes de inserirem o nome dos clientes no SPC/SERASA.

Nesse sentido, fica a seu critério avaliar cada situação e construir uma política de cobrança para otimizar esse processo e garantir um bom relacionamento com todos os seus pacientes.

Lembretes de cobrança Clinicorp: entenda como funciona

O software de gestão Clinicorp oferece uma das soluções mais completas e eficientes para lembretes de cobrança, ajudando a reduzir bastante o número de pacientes inadimplentes.

Com a régua de cobrança, você pode configurar alertas para serem enviados aos pacientes antes e depois do vencimento da fatura. Esses lembretes são programados para serem enviados até 10 dias antes e até 10 dias após o vencimento, aumentando a chance de pagamento e diminuindo a inadimplência.

Os lembretes podem ser enviados por SMS, e-mail e pelo aplicativo Clini.me, garantindo que os pacientes não esqueçam dos pagamentos. Isso resulta em uma menor taxa de inadimplência e permite ao gestor ter uma previsão melhor dos pagamentos, economizando tempo e esforço administrativo.

A régua de cobrança oferece relatórios detalhados, mostrando quais pacientes estão próximos do vencimento ou em atraso, possibilitando ações rápidas como notificações no SERASA.

Para o gestor, a ferramenta oferece um controle transparente das parcelas e pacientes através de relatórios de cobrança. Com isso, a clínica pode monitorar de perto quem são os pacientes com parcelas a vencer ou em atraso e tomar ações rápidas para evitar perdas financeiras.

Para entender melhor como essa ferramenta funciona e os benefícios de usá-la, confira o vídeo tutorial abaixo com o nosso CEO, Dr. Caio Carinhena!

Conclusão

Os lembretes de cobrança são, de longe, a melhor opção para otimizar a gestão de cobranças na sua clínica. Com eles, a eficiência do seu consultório vai melhorar em diversos quesitos, seja na diminuição de erros em cobranças manuais ou até mesmo na prevenção da inadimplência.

Ao contratar esse tipo de solução, invista em tecnologias que sejam fáceis de implementar, garantindo resultados rápidos e visivelmente melhores, tanto para você quanto para os seus pacientes, que ficarão muito satisfeitos.

Para saber mais sobre os lembretes de cobrança ou outras soluções da plataforma financeira e fluxo à prova de inadimplência da Clinicorp, preencha o formulário abaixo para falar com nossos especialistas.