Atualizado: 19 de mai. de 2023

Entenda como os indicadores de desempenho para franquias odontológicas podem ser utilizados para avaliar o sucesso do seu negócio. Neste blog você conhecerá as principais métricas a serem acompanhadas e como aplicá-las na sua rede para alcançar a alta lucratividade.

O mercado de franquias tem crescido cada vez mais no Brasil. Segundo a Associação Brasileira de Franchising (ABF), o setor de franquias de saúde e bem-estar foi a segunda que mais cresceu em 2022, com 21,5%.

Essa é uma prova do mar de oportunidades que as franquias oferecem para quem deseja empreender, mas também como a concorrência está acirrada, portanto é necessário se destacar nesse meio, especialmente nas franquias odontológicas, que ano a ano movimentam cada vez mais dinheiro.

Mas para gerenciar uma rede de clínicas odontológicas é necessário monitorar diversas métricas e dados e garantir que todos estejam indo bem. Esses dados vão desde questões financeiras até métricas que medem a satisfação dos pacientes.

A melhor forma de fazer isso é usando indicadores de desempenho para franquias odontológicas, neste blog você vai conferir diferentes indicadores de desempenho para sua rede de clínicas, como monitorá-los e a importância deles para garantir a alta lucratividade do seu negócio.

Neste blog você verá:

• O são indicadores de desempenho?
• Qual a importância dos indicadores de desempenho para para a gestão de uma rede de franquias odontológicas?
• Principais indicadores de desempenho para franquias odontológicas
• Como aplicar indicadores de desempenho na sua rede de franquias odontológicas
• Como melhorar os indicadores de desempenho da sua rede de franquias odontológicas
• Como um software odontológico te ajuda a acompanhar seus indicadores de desempenho
• Conclusão

Leia também: Gestão de Franquias: como obter sucesso neste segmento

O são indicadores de desempenho?

Os indicadores de desempenho são dados e métricas que mostram o desempenho de uma ação que um gestor tomou para o seu negócio. As informações podem ser quantitativas ou qualitativas e podem ser aplicadas em todas as áreas de uma empresa, incluindo finanças, contabilidade, recursos humanos, atendimento, marketing, vendas e etc.

Além disso, serve também para identificar os pontos fortes e fracos, o progresso de um objetivo e oportunidades de melhorias de uma empresa. Portanto, os indicadores podem ser utilizados para mensurar dados que vão desde a equipe operacional e até mesmo os altos cargos, entre os líderes.

Qual a importância dos indicadores de desempenho para para a gestão de uma rede de franquias odontológicas?

O uso de métodos para avaliar as iniciativas de uma organização, como os indicadores de desempenho de franquias odontológicas, é essencial, pois ajuda a tomar as medidas mais assertivas e, assim, alcançar as metas definidas pelo gestor.

Eles podem ser úteis para avaliar aspectos como o faturamento, produtividade, satisfação dos pacientes, entre inúmeras outras informações da sua clínica.

Porém os indicadores de desempenho para franquias odontológicas não só são utilizados para aumentar a lucratividade de uma clínica odontológica, eles também são úteis para identificar as franquias que não estão performando bem e precisam de ações corretivas para melhorar o desempenho daquela unidade.

Entenda como realizar um planejamento eficiente e acompanhar seus resultados lendo o artigo: Planejamento Estratégico para Clínicas: o que é e qual sua importância

Principais indicadores de desempenho para franquias odontológicas

Uma das maneiras de se certificar que seu negócio está no caminho certo é acompanhar os principais indicadores de desempenho para franquias odontológicas, que são divididos em três diferentes categorias: financeiros, operacionais e de satisfação do cliente.

Nos tópicos a seguir, você vai entender mais sobre esses indicadores e a importância que cada um deles possui na jornada para o sucesso da sua rede de franquias odontológicas.

Indicadores financeiros

O que move um negócio é o dinheiro, sem uma gestão financeira bem planejada, é impossível crescer. Portanto, os indicadores de desempenho para franquias odontológicas são indispensáveis na sua rotina, pois são eles que vão mostrar como está a saúde financeira da sua rede de franquias.

Outras vantagens que eles entregam são o surgimento de oportunidades de redução de custos, além de antecipar possíveis problemas de fluxo de caixa.

Mas para isso, é preciso observar de perto alguns indicadores financeiros da sua rede de franquias odontológicas, nos tópicos a seguir você vai conhecer os mais relevantes e o porquê de acompanhá-los:

Faturamento médio por unidade

Responsável por medir o faturamento médio de cada unidade franqueada em um determinado período de tempo, esta métrica é fundamental para avaliar a eficácia das estratégias de marketing e vendas da franquia, bem como o desempenho individual de cada unidade em relação às demais.

Margem de lucro

O nome é autoexplicativo e se baseia em calcular a taxa de lucro que a franquia possui.

A margem de lucro é um ponto extremamente importante de uma clínica odontológica, pois é possível mensurar a eficiência da gestão financeira da franquia e identificar oportunidades de redução de custos, assim permitindo o aumento da rentabilidade.

Retorno sobre o investimento (ROI)

Este indicador tem a função de medir o retorno financeiro obtido pelo investimento em cada unidade franqueada, ou seja, colocar na balança o que uma franquia rendeu e quanto foi investido nela.

Ele é essencial, pois ajuda a avaliar a rentabilidade dos investimentos feitos pela franquia, além de detectar possíveis melhorias em áreas como o marketing e gestão de custos.

A fórmula para calcular o ROI é (receita gerada – custos e investimentos) / custos e investimentos.

Fluxo de caixa

Esta métrica se baseia em mostrar o valor que entrou e saiu do caixa de uma unidade, é fundamental que você consiga analisar isso por diferentes períodos e filtrando por tipos de saídas e entradas, desta forma, é possível ter uma visão mais estratégica e completa da sua franquia de clínicas odontológicas.

Analisar o fluxo de caixa é crucial pelo fato de você avaliar a saúde financeira da unidade, identificar a necessidade de capital de giro, além de antecipar possíveis problemas financeiros.

Custo de aquisição por clientes (CAC)

O Custo de Aquisição por Clientes (CAC) é o valor médio que uma franquia odontológica investe para conquistar um novo paciente. Quanto menor o valor, melhor, pois indica que adquirir novos pacientes não está sendo um processo custoso para a franquia.

Analisar o CAC é importante para mensurar a eficiência das campanhas de marketing e vendas, permitindo que as decisões estratégicas sejam melhor planejadas. Dessa forma, é possível aumentar o número de pacientes, enquanto o CAC diminui, o que contribui para o aumento da rentabilidade da franquia.

A fórmula para calcular o CAC é o custo total para aquisição de clientes / total de novos clientes.

Taxa de conversão de clientes

Este indicador de desempenho é responsável por mostrar a porcentagem de visitantes ou interessados que se tornam clientes de uma franquia. A taxa de conversão tem vários fatores envolvidos, que são um bom atendimento, desde o primeiro contato, até uma experiência encantadora com resultados satisfatórios de um procedimento.

Analisando esta métrica, é possível identificar também possíveis problemas no processo de vendas, falhas na comunicação com uma pessoa interessada nos serviços da clínica, entre outros.

Tendo como base essas informações, você consegue tomar ações para melhorar a experiência do paciente, assim aumenta sua taxa de conversão e, consequentemente, gerar mais receita e lucro para sua franquia.

Taxa de inadimplência

Voltado para a análise da porcentagem de pacientes que não pagam suas dívidas com a clínica, este indicador é vital para uma franquia e deve ser acompanhado de perto, pelo fato de prejudicar diretamente nos lucros da unidade.

Uma alta taxa de inadimplência mostra que a clínica está com problemas em receber ou cobrar pagamentos dos pacientes..

Analisando as métricas de inadimplência, é possível identificar as causas deste problema e adotar medidas para solucioná-los.

Para saber como você pode diminuir de uma vez por todas a taxa de inadimplência na sua clínica, leia o artigo: Redução da inadimplência: utilize Clinicorp, o software odontológico das clínicas mais lucrativas

Indicadores operacionais

Esses indicadores são focados em acompanhar o desempenho das atividades operacionais de uma franquia, ou seja, permitem mensurar a eficiência em processos do cotidiano. Normalmente são estipulados prazos mais curtos, portanto, são analisados com maior frequência.

Os indicadores operacionais são essenciais por permitirem descobrir como a franquia está funcionando em questão de eficiência operacional. Realizando um estudo em cima dessas informações é possível adotar planos de ação para reduzir custos desnecessários, aumentar a satisfação de um paciente, entre outros benefícios à clínica.

Entre os principais indicadores operacionais para franquias odontológicas, há a necessidade de destacar alguns deles:

Taxa de ocupação das unidades

Este indicador calcula a eficiência do uso do espaço e dos recursos disponíveis em uma clínica odontológica, como cadeiras e equipamentos, por exemplo.

Realizar esse acompanhamento permite fazer melhorias na gestão de atendimentos aos clientes, assim como promover a oferta de serviços conforme a demanda dos pacientes. Isso vai impactar diretamente na eficiência operacional, além de aumentar os lucros e a rentabilidade da franquia.

Número de atendimentos por unidade

Esse indicador mostra a quantidade de atendimentos realizados em uma determinada franquia.

Ao fazer isso, é possível observar se uma franquia performou abaixo do esperado, descobrir as causas disso ter acontecido e realizar uma ação de marketing para atrair mais pacientes. Ou em caso de um pico de atendimentos, encontrar a estratégia que deu certo, rendeu bons resultados para aquela franquia e replicá-la.

Tempo médio de atendimento

Esse tipo de indicador aponta o período médio que um paciente passa dentro da clínica para realizar algum tratamento ou procedimento odontológico, esse tempo é contabilizado desde a chegada dele até o momento que é liberado.

Analisar essa métrica ajuda a avaliar a produtividade e o desempenho da equipe que opera naquela clínica. Além de mensurar a eficiência do atendimento e da gestão de tempo de cada profissional.

O ideal é que esse tempo médio de atendimento seja o menor possível, pois isso significa que mais pacientes serão atendidos ao longo do dia e, consequentemente, aumentarão os lucros da clínica.

Taxa de cancelamento de agendamentos

A taxa de cancelamento de agendamentos é um indicador de desempenho para franquias odontológicas de extrema relevância, visto que tem impacto direto na produtividade da unidade e na satisfação dos pacientes.

Se essa métrica estiver alta, significa que a unidade está perdendo receita e tempo de atendimento.

O monitoramento contínuo deste indicador vai ajudar a identificar as causas de cancelamentos e planejar ações para reduzi-las. Melhorar a comunicação com os pacientes é uma excelente maneira de fazer isso. Um software odontológico completo pode ser um aliado poderoso para ajudar nesta missão.

Para saber como aplicar estratégias na confirmação de consulta dos seus pacientes, leia o artigo: Confirmação de Consulta: porque é importante e como otimizar

Indicadores de satisfação do cliente

É imprescindível ter indicadores de desempenho para franquias odontológicas que monitore a satisfação dos pacientes, afinal, são eles que garantirão o sucesso de uma clínica.

Os indicadores de satisfação do cliente medem a percepção dos pacientes em relação aos serviços prestados e à experiência que tiveram naquela clínica odontológica.

Eles permitem identificar aspectos a serem melhorados e garantir uma experiência excelente a outros pacientes, assim você consegue fidelizá-los. Isso vai aumentar a reputação da sua marca e impulsionar ainda mais o crescimento das suas franquias.

A seguir, confira os principais indicadores de desempenho para franquias odontológicas, voltados especificamente para satisfação do cliente que devem ser acompanhados de perto:

Net Promoter Score (NPS)

Essa é uma métrica focada em medir a probabilidade de um paciente recomendar a franquia para outras pessoas. São perguntas simples com respostas que, normalmente, vão de 0 a 10, sendo 10 uma alta satisfação com recomendação garantida, confirme exemplo abaixo:

“De 0 a 10, o quanto você recomendaria a nossa franquia a um conhecido?”

Baseado nas respostas, existem três classificações para os pacientes: detratores (0 a 6), neutros (7 a 8) e promotores (9 a 10). Para calcular o NPS deve-se subtrair a porcentagem de detratores da porcentagem de promotores. Por exemplo, se sua franquia teve 100 respostas e ao todo 60% foram promotores, 20% neutros e 20% detratores. A conta que você deve fazer é 60 – 20. O seu NPS será de 40.

Cerca de 92% das pessoas confiam mais nas recomendações de familiares e amigos, do que em qualquer forma de publicidade nos meios de comunicação, essa é uma pesquisa feita pela empresa Nielsen. Isso só mostra como a divulgação boca a boca é vital para qualquer negócio.

Índice de satisfação do cliente (CSAT)

Essa medida foca diretamente na satisfação do paciente em relação ao serviço prestado a ele. Esse indicador de desempenho pode ser medido com uma pergunta de escala e tendo respostas de 1 a 5 ou “bom, ruim, indiferente, excelente”, normalmente essa pergunta é feita logo após o atendimento ou tratamento, conforme exemplo abaixo:

“Qual o seu nível de satisfação com o atendimento recebido?”

O cálculo é feito dividindo o número de avaliações boas ou ótimas pelo numero total de avaliações e multiplicando por 100 para obter a porcentagem.

Dessa forma, supondo que você optou pela escala “ruim, péssimo, regular, bom, excelente” e que 150 pessoas responderam à sua pesquisa. Se 100 pessoas deram as respostas “bom” ou “excelente”, o seu CSAT seria:

CSAT = 100 / 150 x 100 = 66,67%

Isso significa que 66,67% dos pacientes estão satisfeitos com o atendimento recebido em uma das clínicas da sua franquia.

Índice de lealdade do cliente (CLV)

Focado em descobrir a probabilidade de um paciente se fidelizar em uma clínica, esse indicador de desempenho é baseado no comportamento do paciente, além da frequência de visitas e a quantidade de dinheiro gasto em tratamentos e consultas.

Neste caso, quanto maior for o número, melhor o resultado, pois moatra que os pacientes estão satisfeitos e são leais à franquia. Segundo uma pesquisa de um dos mestres do marketing, Philip Kotler, conquistar um novo cliente é até 7 vezes mais custoso do que fidelizar um cliente que já frequenta o seu negócio.

Isso evidencia a importância de fidelizar um cliente e garantir o seu retorno, afinal, um paciente fidelizado tende também a gastar mais.

Como aplicar indicadores de desempenho na sua rede de franquias odontológicas

Aplicar a metodologia de indicadores de desempenho para franquias odontológicas é um processo com etapas específicas e todas devem ser cumpridas para garantir que eles serão efetivos e ajudarão a trazer resultados significativos.

Nos tópicos a seguir estarão listados algumas das etapas necessárias para você aplicar os indicadores de desempenho de forma eficiente e fluida na sua rede de franquias odontológicas.

Definição de metas

Estabelecer metas é um dos primeiros passos para implementar os indicadores de desempenho em franquias odontológicas. Elas devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais, portanto, precisam estar alinhadas com os objetivos da franquia, além de serem estabelecidas de forma clara e objetiva.

É importante que toda a equipe operacional da franquia esteja com os objetivos em mente e saiba a importância de cada profissional para cumprir com aquela meta. Um detalhe a ser pontuado é que as metas devem ser desafiadoras para motivar a todos, porém realistas o suficiente para serem alcançadas.

Coleta de dados

Nesta etapa, é preciso definir algumas questões, como quais informações serão coletadas, de que forma serão coletadas e com que frequência isso vai acontecer. Alguns exemplos foram citados ao longo do texto, entre eles estão os dados financeiros, número de pacientes por unidade, tempo médio de atendimento e outros indicadores indispensáveis para gerenciar franquias odontológicas.

A coleta destes dados deve ser feita de forma consistente e confiável, evitando qualquer mínima falha, pois essas informações serão a base para estabelecer as metas das suas franquias odontológicas.

Análise de dados

Feita a coleta, na etapa de análise de dados, eles devem ser organizados para que possa ser feita uma boa interpretação e, assim, extrair insights e informações relevantes sobre o desempenho de toda a rede.

Ao notar padrões ou tendências, é fundamental comparar os objetivos definidos e avaliar se as estratégias implementadas estão caminhando de acordo com o planejado. O mesmo é válido para problemas, ao identificá-los é necessário buscar soluções para corrigi-los e trazer a clínica de volta ao padrão.

Tomada de decisão com base nos resultados

A última etapa da aplicação dos indicadores de desempenho para franquias odontológicas é a decisão do que será feito com base nos resultados obtidos da coleta e análise de dados.

É de suma importância identificar as ações que vão melhorar o desempenho da franquia. Partindo deste ponto, as metas definidas podem ser revisadas e, se necessário, serem traçados novos objetivos com ações para alcançá-los.

Tomar decisões baseadas em análises de dados também permite corrigir possíveis desvios de rota, desta forma a franquia consegue se adaptar às mudanças do mercado, além de satisfazer as necessidades dos pacientes.

Por fim, é válido ressaltar que implementar indicadores de desempenho para franquias odontológicas é um processo contínuo e deve ser revisado periodicamente, a fim de garantir que a clínica continuará operando de forma eficiente e rumo à lucratividade.

Como melhorar os indicadores de desempenho da sua rede de franquias odontológicas

Garantir o crescimento e a sustentabilidade exige mudanças e melhorias contínuas na sua rede de franquias. Uma forma de alcançar isso, é aprimorar os indicadores de desempenho por meio de monitoramento, estratégias bem definidas e inovações.

Existem algumas ações que, se forem adotadas, podem melhorar os indicadores de desempenho de franquias odontológicas. Nos tópicos a seguir, estão listadas algumas dessas estratégias:

Identificação dos pontos fracos

É necessário conhecer as fraquezas que um negócio possui, isso é fundamental para avaliar os indicadores de desempenho de franquias odontológicas e facilitar a identificação das partes da clínica que estão performando abaixo do esperado.

A identificação dos pontos fracos da sua rede de franquias odontológicas permite que você forneça uma experiência ainda mais encantadora aos seus pacientes, além de aumentar a qualidade do seu serviço e a produtividade da sua equipe.

Mas apenas identificar os pontos fracos não é o suficiente, é preciso ter planos e estratégias para solucioná-los.

Implementação de ações para melhorar os resultados

Após encontrar os pontos fracos de uma franquia, é necessário elaborar planos de ação para correção desses problemas e melhorar os indicadores de desempenho para estarem ainda mais próximos da realidade da clínica.

As medidas adotadas podem envolver mudanças desde a capacitação dos colaboradores até alterações nas diretorias responsáveis por cada unidade da rede de franquias odontológicas.

Supondo que a taxa de faltas a consultas esteja elevada, a unidade pode enviar mensagem aos pacientes lembrando das consultas utilizando um módulo CRC, por exemplo.

Monitoramento constante dos indicadores de desempenho

Já ficou bem clara a importância dos indicadores de desempenho para franquias odontológicas, mas é extremamente necessário ressaltar o monitoramento contínuo deles. É fundamental desenvolver um processo de análise e avaliação dos indicadores, dos resultados e dos responsáveis por aquele objetivo.

Fazendo isso, é possível ajustar as estratégias e desenvolver novas soluções que permitam que determinada franquia odontológica alcance os resultados esperados dela.

Realizar essa tarefa pode ser mais simples se utilizar um sistema de gestão integrado e que permita a padronização dos processos de coleta de dados em todas as unidades da rede de franquias.

Como um software odontológico te ajuda a acompanhar seus indicadores de desempenho

Administrar uma rede de franquias de clínicas odontológicas certamente vai gerar lucros, porém, é uma tarefa que, além de muito conhecimento, exige um software odontológico para unificar e otimizar as informações de todas as unidades.

Cada vez mais, existem clínicas que faturam valores acima de 300 ou 400 mil reais por mês. O segredo desses gestores é arriscar e embarcar em novos desafios. Mas sempre seguindo um planejamento eficaz e fazendo uso das tecnologias disponíveis.

O software odontológico Clinicorp é o mais completo do mercado. Com mais de 50 funcionalidades, nosso sistema permite fazer uma gestão completa de clínicas de saúde, beleza e bem-estar de forma completamente automática e digital, sem fazer uso de qualquer folha de papel.

Na funcionalidade Multiclínicas, temos ferramentas que reúnem as principais informações de suas unidades de negócio em uma única plataforma. Além disso, você tem um painel exclusivo para fazer o controle automático dos royalties e lançar as cobranças diretamente pela plataforma Clinicorp. Planejar estratégias também é uma tarefa mais fácil com os relatórios detalhados de cada franquia da sua rede.

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Conclusão

Depois dessa análise, vemos que os indicadores de desempenho para franquias odontológicas se mostraram uma das chaves para garantir o sucesso do seu negócio.

O uso de métricas apropriadas permite você acompanhar a performance de todas as áreas da sua rede de clínicas, identificar os pontos fortes e fracos, e, assim, definir as estratégias para alcançar os objetivos propostos.

Um software odontológico que permita acompanhar todos os indicadores de desempenho faz toda a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma franquia. Porém, lembre-se que os indicadores devem ser adaptados para a realidade da sua rede de clínicas, assim como as metas e objetivos.

Sendo assim, os indicadores de desempenho para franquias odontológicas vão muito além de um simples investimento. Por meio deles, você conseguirá aumentar a eficiência, qualidade dos serviços e permitir que a sua rede de franquias cresça de forma sustentável e se destaque neste mercado cada vez mais competitivo.