Você sabia que a maneira como sua clínica odontológica é gerida pode ser o fator decisivo entre o crescimento contínuo ou a estagnação? Na Hoffmann Odontologia, essa realidade foi vivida na prática. 

Após muitos desafios, a busca contínua por eficiência levou a clínica a uma transformação completa com a ajuda do software Clinicorp.

Mas o que acontece quando sua gestão não acompanha o crescimento da sua clínica? Falta de controle financeiro, agendamentos desorganizados e perda de pacientes são apenas alguns dos problemas que podem surgir.

Se você não quer que isso aconteça na sua clínica, continue lendo este artigo. Descubra como a Hoffmann Odontologia superou esses desafios e como você pode fazer o mesmo, garantindo a eficiência e o sucesso do seu negócio.

Boa leitura!

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O Início da Hoffmann Odontologia

A Hoffmann Odontologia foi fundada há 11 anos pelos doutores Maira e Júlio, um casal de dentistas que desde a faculdade já estavam determinados a construir uma clínica voltada para a excelência no atendimento. 

No início eles possuíam apenas uma sala, e enquanto isso atendiam em outros consultórios e foram montando devagar o consultório próprio deles. Dentro de dois anos já haviam feito a primeira expansão, e em três anos fizeram uma nova reforma. Hoje, contam com uma segunda unidade, um laboratório de prótese e esse sonho foi crescendo.

“Sinto que no início tivemos a necessidade de ser muito ”raçudos”, começamos na cara e na coragem a realizar esse sonho.”, nos conta Júlio.

A necessidade de simplificar e otimizar a gestão da clínica se tornou cada vez mais evidente. 

Os principais desafios da Hoffmann Odontologia

O Dr. Júlio começa dizendo: “Eu sou mais do lado operacional e não tinha ideia do quanto estávamos faturando. Acabava misturando as contas da casa com as da clínica e isso dificultava alcançar voos maiores.”

A Dra. Maira também acrescenta sobre como era o pensamento inicial deles quando estavam abrindo a clínica.

“Meu sogro é dentista e ele não tinha secretária, sistema, nem nada. Quando saímos da faculdade já sabíamos que queríamos um sistema. Minha mãe, que era do comércio sempre me incentivou a ter os números na mão, saber exatamente o faturamento, expectativas, contas físicas, etc”

Por conta desse pensamento, eles iniciaram a clínica já com um sistema, porém o sistema que eles contrataram não se mostrava suficiente para o que eles precisavam.

“Nós possuíamos um software na época, mas não tínhamos o gerenciamento que precisávamos. Acabava que só usávamos o odontograma e a parte de planejamento, o resto era tudo manual, inclusive a parte financeira.”, conta a Dra. Maira.

Foi nesse contexto que eles começaram a buscar uma solução que os ajudasse a crescer de forma saudável e eficiente.

“Ter a gestão totalmente na mão era um sonho nosso.”

A decisão de migrar para o Clinicorp

“Uma semana depois de ter nosso primeiro filho eu já estava atendendo”, conta a Dra. Maira.

“Mas no momento em que eu estava esperando nosso segundo bebê, decidimos que não seria assim de novo. Foi quando eu me joguei de “corpo e alma” no SucessOdonto.”

A Dra. Maira conta exatamente o momento em que ela conheceu o Clinicorp e como decidiu assinar o sistema.

Em uma das primeiras aulas do SucessOdonto, eu conheci o Clinicorp. Quando cheguei em casa, fiquei a noite inteira navegando pelo site, vendo vídeos no YouTube, explorando as ferramentas, e realmente parecia tudo o que a gente estava procurando. No dia seguinte, anunciei para o Júlio: ‘Você vai me matar, mas vamos mudar de sistema!'”

E o Dr. Júlio acresenta.

Cada profissional poderia ter uma forma de pagamento personalizada. Além disso, dava para tirar relatórios de forma muito prática, tudo dentro do Clinicorp. Era realmente muito intuitivo, muito prático. E no final, foi muito fácil decidir pelo Clinicorp.”

Antes de decidir pelo Clinicorp, Maira e Júlio chegaram a experimentar outros sistemas, mas a decisão pelo Clinicorp foi muito natural.

“Chegamos a fazer demonstrações com outros softwares, mas não eram tão intuitivos quanto o Clinicorp.”

A Implementação do Clinicorp na Hoffmann Odontologia

Um medo comum de qualquer profissional de odontologia que vai adquirir um sistema ou migrar para um sistema novo é o momento de implementação, e com a hoffmann não foi diferente.

“No início eu tinha o receio de migrar e não conseguir implementar. Já tínhamos um software, queríamos utilizar todos os recursos e não conseguíamos. Então quando adquirimos o Clinicorp conversei muito sobre a assistência e  suporte que eles me dariam.”, conta a Dra. Maira.

Mas esse processo, embora tenha necessitado de uma curva de aprendizado natural de toda a equipe, foi muito melhor do que ela havia imaginado. Ela continua.

Eles me deram 30 dias de acompanhamento direto, o agente de implementação entrava em contato comigo e eu aprendia por módulos. Quando eu conseguia dominar um módulo passávamos para o outro. Foi ótimo.”

Júlio acrescenta. “Um ponto fundamental é que conseguimos transferir o odontograma do nosso antigo software para o Clinicorp, isso foi muito importante.”

Depois de ter o sistema implementado, começou uma parceiria de muito sucesso entre a Hoffmann e a Clinicorp.

Clinicorp e Hoffmann: parceria de crescimento saudável e contínuo

A adoção do Clinicorp pela Hoffmann Odontologia não apenas facilitou a rotina administrativa, mas também foi um catalisador de crescimento para a clínica. 

Com o uso do software, a gestão financeira e o controle de processos se tornaram muito mais eficientes, resultando em processo mais otimizados e em resultados muito melhores.

“Por exemplo, o fato da câmera intraoral estar incorporada ao sistema facilita a visualização do paciente, contribuindo para o fechamento.”, conta a Dra. Maira.

Entre as funcionalidades que mais impactaram a clínica, a emissão de boletos e os relatórios financeiros se destacaram. Essas ferramentas facilitaram o controle de inadimplência e deram uma visão precisa dos números da clínica. E aDra. Maira acrescenta.

“Não é só gerar o boleto, mas também fazer o controle da inadimplente, toda a cascata que vem de trabalhar com boletos a Clinicorp auxilia.”

Além disso, o uso do aplicativo, que permite acompanhar diariamente a agenda e as finanças, trouxe agilidade para a rotina dos gestores.

Maira reforça: “A primeira coisa que fazemos quando acordamos é ver a agenda do dia pelo aplicativo.”

Júlio também conta: “Antes, muitas pessoas que precisavam do tratamento deixavam de fazer por não termos flexibilidade nos meios de pagamentos, e hoje com a Clinicorp a gente consegue oferecer diferentes meios de pagamentos e atender diferentes perfis de pacientes.”

Outro ponto que merece destaque é a abertura da segunda unidade da Hoffmann Odontologia, que contou com o Clinicorp desde a sua ianuguração.

Maira relata que, diferentemente do início da primeira clínica, a abertura dessa unidade foi muito mais organizada e eficiente, o que proporcionou tranquilidade para a equipe e garantiu que a clínica seguisse crescendo de forma saudável. 

Na nossa segunda unidade, diferente da primeira, já inauguramos com o Clinicorp, acompanhando todas as métricas da clínica por meio do software, com tudo “redondo” e fluindo bem.”

Com funcionalidades como controle de estoques, emissão de contratos, e integração com sistemas como SPC/Serasa e Cloudia, o Clinicorp tornou-se essencial para a gestão e crescimento contínuo da Hoffmann. 

“A gente cresceu, expandiu e tudo foi possível porque existiu um software como o Clinicorp por trás, para dar todo esse suporte.”, nos conta o Dr. júlio.

A parceria entre a clínica e o software trouxe clareza, controle e resultados práticos, consolidando o Clinicorp como um aliado estratégico na expansão da Hoffmann.

Para nós, conhecer o SucessOdonto e adquirir o Clinicorp foi um marco de prosperidade para nossa clínica, nossa empresa e nossa vida pessoal.”, diz a Dra. Maira.

Júlio acrescenta. “Sem o Clinicorp não pensaríamos em uma expansão direcionada para a gestão remota, como tem sido. Isso permitiu que o nosso sonho realmente estivesse sendo realizado.”

Os próximos passos da Hoffmann Odontologia

A Dra. Maira compartilha conosco um pouco sobre os planos da Hoffmann para o futuro.

“Nosso maior projeto agora é continuar sendo uma clínica de referência tanto na nossa cidade, Massaranduba, como na região, junto com nossa segunda unidade.”

A Clinicorp será fundamental nessa jornada, oferecendo o suporte necessário para a Hoffmann continuar transformando vidas.

“Acho que nosso maior objetivo é continuar tocando o maior número de vidas possíveis. Nosso propósito é transformar o maior número de pessoas possíveis através do sorriso. Isso só será possível através de toda essa rede de apoio, todo esse sistema que construímos ao longo dos anos.” comartilha a Dra. Maria.

O Dr. Júlio também acrescenta. “Hoje temos o conceito amadurecido que a odontologia é realmente um negócio, uma empresa. E hoje sabemos que mesmo no dia em que a gente não estiver atendendo a empresa seguirá com essa maturidade por meio da própria equipe.”

Conclusão

A história da Hoffmann Odontologia é um exemplo claro de como uma gestão eficiente, corajosa e com os objetivos corretos, podem transformar uma clínica e impulsionar sua jornada de crescimento. 

Com a parceria da Clinicorp, Maira e Júlio não apenas superaram desafios administrativos, mas também alcançaram um nível de organização e eficiência que contribuiu significativamente para a expansão da clínica de maneira saudável e estruturada.

Para os dentistas que estão pensando sedevem ou não assinar o software Clinciorp, a Dra. Maira e o Dr, Júlio deixam os seguintes recados.

Não demore a mudar para o Clinicorp. Quanto mais tempo você demorar, mais essa mudança vai te custar.”, diz a Dra. Maira.

É inevitável. Hoje não tem como um dentista pensar em abrir sua clínica, começar seu negócio, sem o Clinicorp.”, conta o Dr. Júlio.

Desde a facilidade na emissão de boletos até o acompanhamento diário da agenda e das finanças pelo aplicativo, o Clinicorp trouxe clareza, controle e praticidade para o dia a dia da Hoffmann. O suporte contínuo e a adaptação rápida às novas funcionalidades garantiram que a clínica não apenas crescesse, mas se solidificasse como uma referência no mercado odontológico.

Ao final a Dra. Maira compartilha um pensamento emocionante.

“Quando a gente fala de prosperidade, a gente faz o que faz porque existe um proposito muito forte. Quando a gente tem amor pelo que a gente faz o retorno é muito maior do que somente dinheiro. É o atendimento, o amor que recebemos desses pacientes, o amor que a gente dá para esses pacientes. Então acho que a odontologia é muito próspera sim, se você tiver o seu “porque” forte.”

A Clinicorp fica extremamente orgulhosa de seguir contribuindo para a realização do sonho do Dr. Júlio, da Dra. Maira e da Hoffmann Odontologia, que é realizar os sonhos de seus pacientes.