Texto traduzido e adaptado de: https://www.revolutiondatasystems.com/

A digitalização de prontuários odontológicos é o primeiro passo para estabelecer uma clínica odontológica sem papel. Gerenciar registros de pacientes é um aspecto crítico da clínica odontológica. 

Infelizmente, clínicas ou consultórios odontológicos têm espaço de armazenamento limitado — e é recomendado que os dentistas armazenem os registros dos pacientes por tempo indeterminado. Pensando na saúde financeira da clínica, isso significa manter milhares de documentos em papel em espaços de armazenamento, gerando um alto custo.

Há uma série de razões pelas quais a melhor opção para o consultório odontológico hoje seja digitalizar os registros dos pacientes. Tirar um raio-X odontológico antigo para comparação pode ser demorado e tedioso quando se tem milhares de papéis em arquivos. Além disso, às vezes, o mesmo documento em papel é necessário para referência em um local diferente.

Por fim, lembre-se de que o consultório odontológico está segurado contra danos causados ​​por desastres naturais, como inundações, incêndios ou terremotos, e pode ser reconstruído, mas os registros dos pacientes são insubstituíveis!

Neste artigo, nos aprofundaremos mais na digitalização de prontuários odontológicos e como ela pode ajudar você a estabelecer um consultório sem papel. Boa leitura!

Leia também: Clínica digital: como acabar com a papelada na sua clínica odontológica 

O que é digitalização de prontuários odontológicos? 

A digitalização de prontuários odontológicos é o processo de conversão dos prontuários odontológicos de um paciente do formato físico para o formato eletrônico.

O prontuário odontológico de um paciente é um conjunto abrangente de documentos, incluindo informações específicas sobre os seguintes pontos:

• Desconfortos dentários recentes;
• Fichas odontológicas;
• Diagnóstico;
• Exames complementares, como radiografias dentárias e fotografias clínicas;
• Planos de tratamento;
• Consentimento informado para procedimentos sugeridos;
• Detalhes do seguro (se aplicável);
• Estimativas de custos;
• Cronogramas de pagamento;
• Anotações dos profissionais durante consultas odontológicas. 

Por que a digitalização de prontuários odontológicos é essencial

Os prontuários odontológicos contêm informações pessoais e sensíveis que devem ser armazenadas com segurança para garantir privacidade e confidencialidade. Portanto, esses registros devem ser manuseados e retidos conforme os regulamentos previstos em lei.

Os registros odontológicos também servem como evidência do progresso do tratamento do paciente e são necessários para obter reembolsos das seguradoras.

Tradicionalmente, os registros odontológicos em papel são armazenados em armários de arquivo. No entanto, há vários desafios com registros físicos:

• É tedioso e demorado para a equipe da clínica odontológica reunir detalhes do tratamento e atualizar os registros dos pacientes após cada consulta;
• É necessário um grande espaço de armazenamento para arquivar registros em papel;
• O armazenamento de longo prazo é caro, pois a clínica precisa armazenar registros odontológicos por longos períodos para conformidade legal;
• Recuperar e compartilhar informações armazenadas em formato de papel geralmente é um processo lento ou difícil;
• Sempre há chances de erros no arquivamento e a possibilidade de registros serem perdidos ou extraviados;
• Os registros em papel são menos seguros que os arquivos digitais, e há falta de confidencialidade e segurança nas informações dos pacientes;
• Com registros em papel, há um risco maior de perda de dados em caso de calamidades ou desastres naturais.

A indexação e a digitalização de prontuários odontológicos facilitam a integração com um sistema de registro eletrônico de saúde, que está se tornando cada vez mais a norma no gerenciamento de registros médicos. 

Os registros odontológicos digitalizados tornam-se instantaneamente acessíveis e compartilháveis ​​com segurança com outros dentistas, laboratórios odontológicos e seguradoras, mesmo para consultas odontológicas virtuais.

Os registros digitais são essenciais, pois garantem que informações precisas estejam disponíveis instantaneamente para a tomada de decisões informadas que ajudarão a melhorar a qualidade dos serviços odontológicos e a satisfação do paciente. 

Quais são os benefícios da digitalização de prontuários odontológicos?

Há benefícios imediatos e de longo prazo claros em iniciar um projeto de digitalização de prontuários odontológicos para o consultório. Vejamos alguns dos benefícios imediatos:

Reduz os custos de impressão e espaço de armazenamento

Digitalizar registros odontológicos e armazená-los em um sistema de gerenciamento de documentos libera espaço no armário do consultório odontológico. Há também a economia de custos com impressão, papel e equipe administrativa para lidar com a papelada. 

Acesso instantâneo aos prontuários e registros dos pacientes de qualquer lugar

Os registros odontológicos digitais estão disponíveis com o clique de um botão usando um sistema de gerenciamento de registros médicos baseado em nuvem. Dentistas ou pacientes podem acessar informações em tempo real sobre os problemas atuais dos pacientes, histórico de tratamento, radiografias odontológicas e prescrições atuais sob demanda de qualquer lugar. 

Colaboração mais fácil entre equipes ou profissionais

Tratar emergências odontológicas ou problemas complexos pode envolver a busca pela orientação de especialistas. Registros digitais são facilmente acessíveis e compartilháveis, permitindo uma colaboração mais rápida entre os profissionais para que eles possam chegar a decisões de tratamento mais rapidamente, especialmente durante consultas virtuais.

Economize tempo e esforço para os profissionais e também para a equipe administrativa

Digitalizar registros odontológicos e indexá-los garante busca e recuperação mais rápidas. Usar um sistema eletrônico para buscar registros digitais é muito mais rápido e fácil do que buscar em arquivos de papel — então o profissional pode gastar mais tempo no tratamento odontológico principal do paciente.

Benefícios de longo prazo ao fazer a transição para registros digitais:

Crie um consultório odontológico sem papel

Papel é coisa do passado. E se a clínica ainda está presa aos registros em papel, provavelmente está gastando muito tempo e esforço mantendo e atualizando a papelada. Libere o tempo para mais trabalho clínico e economize o custo e o esforço desperdiçados no gerenciamento manual de registros odontológicos. 

Uma clínica odontológica sem papel é construída com base na digitalização precisa e extração de dados de registros em papel e em um sistema de gerenciamento de registros robusto.

Melhoria na satisfação do paciente

Com registros digitalizados, os pacientes podem acessar facilmente seu plano de tratamento e prescrição de qualquer lugar e dispositivo, aumentando a probabilidade de aderir aos seus cronogramas de tratamento. A adesão do paciente leva a melhores resultados de tratamento, melhorando assim a satisfação do paciente. 

Segurança da informação e recuperação de desastres

Documentos físicos são propensos a desgaste com o tempo. Há também o risco de perda de informações durante calamidades naturais, como incêndios, inundações ou tempestades. Registros digitais com backup na nuvem protegem informações vitais durante calamidades e garantem recuperação de desastres e continuidade de negócios.

Desbloqueie capital para reinvestir na expansão da clínica odontológica

Com um consultório odontológico sem papel, há a economia de espaço que pode ser melhor utilizado para estações de tratamento e equipamentos adicionais. A clínica também economiza tempo com papelada, para poder agendar mais consultas e ajudar mais pacientes do que antes. Isso não só gera receitas maiores para o consultório, mas também resulta em pacientes mais satisfeitos.

Existem riscos ou desvantagens em adotar a era digital?

Mudar para um consultório odontológico sem papel é um projeto que deve ser cuidadosamente planejado e meticulosamente executado. Aqui estão algumas dicas para ajudar a evitar possíveis riscos no projeto de digitalização: 

Preste atenção à qualidade da indexação: quaisquer erros na indexação de documentos podem significar que o profissional não conseguirá encontrar os arquivos de forma confiável para os termos de pesquisa corretos.

A segurança dos dados é essencial: simplesmente se tornar digital não garante a segurança das informações. O profissional precisa garantir que os processos de digitalização de registros odontológicos estejam em conformidade com as regulamentações de confidencialidade de dados e segurança de informações. 

Capacidades de integração: por fim, o dentista também precisará garantir que seu novo sistema de registros digitais se integre aos sistemas de tecnologia existentes na clínica odontológica.

Como o Clinicorp ajuda na digitalização da sua clínica

A digitalização de prontuários odontológicos é apenas uma das várias ferramentas oferecidas pelo Clinicorp. Por meio da ferramenta prontuário eletrônico, o dentista pode acompanhar digitalmente todo o tratamento do paciente de maneira ágil e com poucos cliques.

E não é apenas isso. Com a integração com câmeras intraorais, por exemplo, o dentista já consegue acesso em tempo real do exame do paciente, sem precisar recorrer à clínicas de imagem e fazer com que o paciente perca tempo em deslocamento. 

Por meio do prontuário eletrônico, o dentista economiza com a papelada e grandes arquivos de prontuários, enquanto que a secretária não precisa perder tempo procurando pelos documentos em arquivos intermináveis e cheios de poeira.

Faça da digitalização da sua clínica o seu próximo objetivo. Fale com os especialistas da Clinicorp por meio do formulário abaixo e leve mais tecnologia e lucratividade!