Atualizado: 19 de set. de 2023

Um serviço de contabilidade para dentistas ajuda a manter uma clínica odontológica sustentável, cuidando dos processos de controle e saúde financeira, resultando em um negócio bem estruturado e sem preocupações com problemas emergenciais.

Administrar um consultório odontológico pode ser uma tarefa muito exigente e estressante. Afinal, o setor de saúde está se tornando cada vez mais competitivo com regulamentações rígidas, constantes avanços tecnológicos e pacientes que buscam mais do que um atendimento, uma experiência de alta qualidade.

Dessa forma, as clínicas odontológicas que terão sucesso são aquelas que possuem uma gestão financeira eficaz e percepções apuradas para gerenciar e maximizar a sua lucratividade.

Outro fator interessante, é que os avanços tecnológicos estão empurrando os contadores para fora de sua concha, exigindo que eles se preparem para fornecer mais suporte e estratégias de ‘valor agregado’ para os dentistas que contratam seus serviços.

E se você ainda não tem certeza se realmente precisa de uma contabilidade para dentistas, para ajudá-lo a gerenciar as finanças de sua clínica, discutiremos abaixo, os principais benefícios de fazer essa escolha. Portanto, continue lendo para saber mais.

Neste blog você verá:

• O que uma contabilidade para dentistas faz?
• A importância da contabilidade para dentistas
• Benefícios da contabilidade para dentistas
• 5 dicas para o sucesso da sua contabilidade
• Como fazer a contabilidade do meu consultório?
• Dicas de como escolher um escritório de contabilidade

O que uma contabilidade para dentistas faz?

Na odontologia, um contador é responsável por questões tributárias, auxiliando o dentista a manter o controle contábil da clínica, para assim, garantir que o negócio esteja sendo administrado de maneira eficiente.

Uma contabilidade para dentistas coleta e analisa dados contábeis, encontrando e reconciliando discrepâncias ao longo do caminho. Mais importante ainda, eles garantem que os registros sejam precisos, para que você esteja ciente da situação financeira da sua clínica odontológica.

Eles também podem desempenhar um papel ativo no processo orçamentário, oferecendo orientação sobre quanto você pode ou não gastar. Isso é importante porque nenhuma empresa pode se dar ao luxo de investir dinheiro em projetos se não tiver caixa suficiente para tal.

Em resumo, a contabilidade para dentistas é responsável por garantir que tudo permaneça equilibrado e saudável no que diz respeito à saúde financeira de uma clínica odontológica.

Leia também: Consultoria Odontológica: saiba como funciona e quais os benefícios

A importância da contabilidade para dentistas

Se alguma vez você já se perguntou por que precisa contratar uma contabilidade para dentistas, mas não chegou a uma resposta concreta. Você está no lugar certo para encontrar respostas.

Pense que, durante sua formação em odontologia, provavelmente você não recebeu instruções aprofundadas sobre esse tema, e ao abrir um consultório se sentiu perdido ao ter de lidar com questões contábeis, correto?

Logo, o fato é que o dentista precisa de um contador, de preferência especialista em odontologia, com conhecimento específico sobre as implicações jurídicas e financeiras de possuir um consultório odontológico e/ou atuar como dentista.

Somente uma contabilidade com esse conhecimento pode otimizar sua gestão financeira e tributária, se torna uma boa escolha para você e sua clínica.

Benefícios da contabilidade para dentistas

Ao contratar uma contabilidade para dentistas, você estará utilizando os serviços de um profissional com conhecimento especializado no setor odontológico e de tudo que seja específico para o seu nicho em particular.

Como cada setor do mercado é único, as clínicas odontológicas têm peculiaridades que outros tipos de negócios não têm, e que só uma contabilidade para dentistas consegue atender. Além disso, contar com esse tipo de profissional traz diversos benefícios à rotina da sua clínica, vamos falar sobre eles a seguir.

Permite que você se concentre em sua competência central

Você escolheu ser dentista para ajudar seus pacientes a melhorarem a qualidade de vida, através dos cuidados com a saúde bucal, correto? Então, por que não se concentrar em fazer isso enquanto permite que os profissionais certos ajudem a administrar as finanças de sua clínica?

Uma contabilidade para dentistas permite que você se concentre em sua competência central, ajudar seus pacientes, enquanto eles assumem o cuidado de questões de tributação, contabilidade, auditoria e muito mais.

Promove a separação dos gastos da clínica x gastos pessoais

Um dos principais erros cometidos pelos dentistas que possuem sua própria clínica odontológica, é a não separação entre as contas pessoais e as do negócio. Essa é uma tarefa essencial para equilibrar a saúde financeira do negócio, não podendo ser negligenciada.

Quando você mistura as contas pessoais com as da sua clínica, o controle financeiro fica defasado, dificultando a análise do faturamento, cálculo de lucratividade, podendo até causar prejuízos.

Já ao contratar uma contabilidade para dentistas, você terá o apoio que precisa para organizar essa situação e separar as contas em pessoa física e jurídica, beneficiando, e muito, a organização financeira da sua clínica.

Ajuda a controlar seu fluxo de caixa

Administrar uma clínica odontológica envolve uma rotina extremamente atarefada e agitada. No meio de toda essa correria, algumas obrigações financeiras podem passar despercebidas, o que pode acabar colocando você em uma situação bem complicada.

Uma contabilidade para dentistas ajuda você a controlar todas as suas receitas e despesas, informando você sobre quaisquer problemas no fluxo de caixa, permitindo que você tenha maior previsibilidade para tomar as providências necessárias.

Ajuda na análise dos resultados financeiros

Uma contabilidade para dentistas terá todos os dados financeiros mais importantes para a gestão da sua clínica sempre à mão. Isso permite que você analise os resultados do seu negócio de forma muito mais organizada e eficiente.

Outro benefício é que em casos de dúvida, você pode contar com o suporte de um profissional com amplo conhecimento na área, podendo colaborar inclusive na hora de definir suas estratégias de gestão financeira da sua clínica.

Ajuda a precificar os atendimentos e procedimentos realizados em sua clínica odontológica

Com um controle contábil eficiente dentro da sua clínica odontológica, você tem acesso facilitado a todos os dados necessários para realizar a precificação correta dos seus serviços.

Como cada tratamento que você realiza depende da utilização de diversos insumos que possuem custos diferentes, você precisa conhecer esses valores separadamente. Com as informações contábeis da sua clínica em dia, você consegue facilmente descobrir estes valores e, dessa forma, precificar seus procedimentos baseado em dados concretos.

5 dicas para o sucesso da sua contabilidade

Você já sabe que ter uma contabilidade em dia e eficiente é essencial para a sobrevivência do seu negócio. Mas existem algumas boas práticas que é extremamente importante que você esteja ciente.

Confira 5 dicas para ter sucesso na sua contabilidade:

1. Separe a pessoa física x pessoa jurídica

O dentista, quando profissional autônomo, pode atuar de duas maneiras: como pessoa física ou jurídica, onde ambas recolhem seus tributos específicos.

Ao atuar como Pessoa Física, é importante manter o livro caixa sempre atualizado, com todas as informações relativas ao seu faturamento. Vale destacar que como pessoa física, você pode abater as despesas com o consultório no Imposto de Renda, que recolhe algo em torno de 7,5% a até 27,5%.

Se optar pela Pessoa Jurídica, você precisará constituir firma e registrar um CNPJ, o que confere diversos benefícios, como facilidade de gestão tributária, possibilidade de inclusão ao Simples Nacional, entre outros.

2. Atenção ao regime de tributação

Outro ponto importante na contabilidade para dentistas é definir o regime de tributação, possibilitando que você pague a menor carga tributária dentro da lei.

Quanto mais organizada for a gestão financeira da sua clínica, maiores as chances de se conservar consistente nos processos fiscais e definir o melhor regime de tributação.

Para acertar na escolha do melhor regime tributário para a sua clínica odontológica, uma contabilidade especializada é essencial.

3. Obrigações fiscais e acessórias

Além dos cuidados com o regime tributário, você precisa estar atento às obrigações fiscais, enquanto proprietário de um consultório odontológico.

Se você optou por trabalhar como autônomo, será sua responsabilidade fazer as escrituras do livro caixa e do carnê-leão, recolhimento mensal do Imposto de Renda para profissionais registrados como pessoa física. Neste caso, o auxílio de uma contabilidade para dentistas é recomendado.

Entretanto, se você optou pela Pessoa Jurídica, as suas principais obrigações fiscais serão:

• Escrituração Contábil: um registro que regula os atos administrativos, por meio de processo manual (escrito) ou automatizado (digital);
• Emissão de notas fiscais para prestação de serviços: atualmente diversos consultórios utilizam a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônico);
• DMED anual: Declaração de Serviços Médicos e de Saúde que precisa ser feita anualmente;
• Folha de Pagamento: documento com os pagamentos dos funcionários que trabalham em sua clínica ou consultório odontológico.

Existem ainda, as obrigações acessórias, elas são informações fiscais da sua clínica odontológica que precisam ser entregues ao governo para atestar o pagamento de impostos e demais obrigações realizadas. As principais obrigações acessórias, são:

• PGDAS – Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional;
• DASN – Declaração Anual do Simples Nacional;
• EFD Contribuições;
• ECF – Escrituração Contábil Fiscal;
• DCTFs (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais e Previdenciários);
• DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
• Escrituração das Notas como tomador de Serviço;
• Declaração de Serviços Prestados e Tomados (conforme município);
• E-social (Envio das informações dos empregados)
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS)

Além das citadas acima, existem outras que dependem do seu tipo consultório odontológico.

4. Obrigações trabalhistas

É extremamente importante estar em dia com seus empregados e evitar processos trabalhistas.

Quanto às obrigações trabalhistas, você deve estar atento à regularidade dos registros de empregados, e da folha de pagamento da sua clínica.

É por meio da folha de pagamento que você pode comprovar que foi realizado o recolhimento de impostos e do INSS, além dos pagamentos dos salários, verbas trabalhistas e eventuais benefícios.

5. MEI e Natureza Jurídica

Neste tópico, o primeiro ponto de atenção é: o dentista não pode ser enquadrado como MEI (microempresário individual). Isso porque existe uma categorização diferente para quem opta por exercer esse tipo de profissão, o que faz com que o MEI não possa ser escolhido por alguns profissionais, sendo o dentista um deles.

Antes de darmos sequência a este tópico, vamos entender o motivo da exclusão do dentista em relação ao MEI: quando esse tipo de cadastro foi criado, lá em julho de 2008, o foco era realizar a formalização de profissões que não precisavam de uma graduação para serem exercidas.

Como a profissão de dentista é regulamentada pelo Conselho Federal de Odontologia (CFO), ela se torna incompatível com a legislação do cadastro de MEI. Em casos como esse, existem outras alternativas as quais você pode recorrer, como:

• SLU Sociedade Limitada Unipessoal neste tipo de registro não exige capital social mínimo e sócio para abrir empresa e separa o patrimônio pessoal do patrimônio do empreendedor;
• Sociedade Simples: neste tipo de registro, a responsabilidade dos sócios poderá ser limitada ou Sociedade Simples Pura (é de responsabilidade ilimitada pelos sócios), ficando a critério dos mesmos determinarem se os bens particulares responderão ou não pelas obrigações fiscais da clínica, o que deve estar disposto no Contrato Social da clínica.

Todas essas dicas envolvem variáveis e detalhes que se faz necessário a ajuda de profissionais especializados e mais capacitados. Uma contabilidade para dentistas é a melhor solução para a manutenção da saúde financeira da sua clínica. Por isso, é importante que você saiba escolher sua contabilidade. E é exatamente isso que vamos conferir logo a seguir.

Como fazer a contabilidade do meu consultório?

Como vimos até aqui, a contabilidade para dentistas é essencial para manter o controle financeiro de uma clínica odontológica e evitar problemas quanto ao não cumprimento das obrigações fiscais.

Agora, vamos listar algumas ações em práticas para garantir que você faça a gestão contábil da sua clínica da maneira correta.

1. Tenha contato próximo com o seu contador, ou contabilidade para dentistas;
2. Defina o regime tributário ideal para a sua clínica;
3. Mantenha-se em dia com a receita federal;
4. Evite erros na gestão da sua clínica odontológica;
5. Separe suas finanças pessoais das empresariais;
6. Estude pelo menos o básico sobre contabilidade;
7. Registre todas as entradas e saídas;
8. Acompanhe detalhadamente o fluxo de caixa;
9. Aprenda a diferenciar os custos fixos e variáveis;
10. Considere utilizar um serviço de contabilidade online;
11. Utilize um sistema especializado na gestão dos dados;
12. Procure indicações do melhor contador para dentistas.

O ideal é que você procure orientação especializada de um contador ou escritório de contabilidade para dentistas com experiência para auxiliá-lo em todas essas etapas.

Leia também: Por onde começar a organização financeira na odontologia?

Dicas de como escolher um escritório de contabilidade

Uma contabilidade especializada é essencial para a manutenção da saúde financeira da sua clínica. Os fatores burocráticos da carga tributária que existe hoje no Brasil exigem que o profissional de saúde contrate uma contabilidade especializada, que terá condições de fazer um trabalho assertivo e eficiente.

Para uma clínica de saúde e bem-estar é extremamente importante que o contador tenha experiência e conhecimento especializados no nicho.

Dessa forma, eles terão mais condições de passar segurança durante os processos de negociação e execução dos serviços contratados, planejamentos financeiros e tomadas de decisões.

Contratar uma contabilidade especializado para sua clínica é uma decisão muito importante e por isso, preparamos algumas dicas para você saber o que considerar e o que priorizar para tomar a melhor decisão:

Experiência

Considere a experiência do contador. É importante avaliar há quanto tempo ele atua no ramo de saúde e bem-estar, além disso, veja a quantidade de clientes que ele possui desse nicho, quanto mais clientes ele tiver mais natural para ele vai ser lidar com as situações que surgirem na sua clínica.

Talvez você se perguntar: ele está apar de como funciona uma clínica odontológica e sua rotina? Pode parecer uma pergunta desnecessária, mas, de fato, seu contador precisa saber, na ponta da língua, quais são seus pontos fortes e suas fraquezas, a fim de poder identificar oportunidades e ameaças para o seu negócio.

Ética

Esse, de fato, é um dos pontos mais importantes que você deve considerar. Se deixamos de levar em conta a ética na hora de contratar nossa contabilidade, abrimos mão de princípios básicos que protegem a saúde financeira do seu negócio.

Escolha um profissional que passe segurança e confiabilidade. Durante as reuniões que fizer com ele, procure saber se ele é assertivo e transparente nas suas conclusões e tomadas de decisão.

Indicações

Alguém só indica um serviço se tiver recebido uma experiência excelente. Por isso é importante considerar indicações na hora de escolher seu contador. Busque informações com colegas de profissão e identifique as qualidades que você busca nas indicações deles.

Porém é sempre importante considerar que cada caso é um caso, e o que é bom para o outro pode não ser ideal para você. Então compare sua situação e filtre as melhores indicações.

Preço

Ao contrário do que muitos pensam, o preço não deve ser o fator mais importante a se considerar. Quando falamos de prestação de serviço a prioridade sempre deve ser a qualidade. Porém, seus investimentos precisam ser assertivos, por isso destacamos esse aspecto.

Em muitas situações na vida fazemos nossas escolhas com base no preço, mas sua contabilidade merece mais do que isso. Enxergue seu contador como um investimento e não como despesa. Quando você investe em uma boa contabilidade você oferece mais segurança para o financeiro da sua clínica. Quando você investe em uma contabilidade barata, porém ruim, você está desperdiçando dinheiro.

Conclusão

Como vimos, uma contabilidade para dentistas é responsável por auxiliar o gestor de clínica odontológica a manter o controle financeiro do negócio, algo muito importante para o seu sucesso.

Visto sua importância, é fundamental que você escolha o profissional correto para atuar ao seu lado e, independentemente de ele atuar de forma tradicional ou online, sua tarefa demandará muita atenção, cuidando das principais informações contábeis da sua clínica odontológica e evitar problemas com o fisco.

Por fim, o ideal é que você pesquise muito, busque referências e converse com mais de uma contabilidade para dentistas antes de escolher o profissional ou escritório que vai auxiliá-lo na gestão da sua clínica odontológica.

A Clinicorp oferece diversas ferramentas que te ajudam a aplicar uma gestão financeira efciente e manter sua contabilidade em dia. Clique no link, solicite uma demonstração e fale com um de nossos especialistas para saber mais.