Atualizado: 06 de ago. de 2024

Um cadastro de pacientes bem estruturado é essencial para o bom funcionamento de qualquer clínica odontológica. É nele que se encontram as informações necessárias para que o profissional possa conhecer melhor o perfil dos pacientes que vem atendendo.

Através desses dados, é possível identificar formas de criar uma interação cada vez mais positiva com os pacientes, com a realização de um trabalho estratégico de melhoria contínua no atendimento prestado a eles.

O cadastro de pacientes é ainda um importante elo entre a clínica e os pacientes no que se refere à comunicação. Afinal, um bom cadastro traz informações detalhadas de contato do paciente como número de telefone, e-mail e outros, possibilitando que você mantenha uma comunicação eficiente.

Para que o cadastro de pacientes seja efetivo e prático deve-se seguir algumas etapas importantes.

Continue a leitura e confira algumas dicas de como ter um cadastro de pacientes organizado e de fácil acesso, e que sirva de ferramenta na otimização da gestão da sua clínica odontológica!

Qual a importância do cadastro de pacientes para a clínica?

O cadastro é a primeira etapa da gestão de pacientes. É nele que você registrará dados que vão auxiliar na sua identificação, atendimento e comunicação com ele.

Ter essas informações atualizadas, facilita todo o processo de atendimento dali para frente. Afinal, os dados de contato podem ser usados no agendamento de consultas, cobranças, ações de marketing ou até mesmo nas estratégias de relacionamento.

É através do cadastro de pacientes que você pode analisar também o perfil do seu público, a performance do atendimento da sua clínica e muitos outros dados que serão úteis dentro do planejamento de gestão e marketing da sua clínica odontológica.

Como estruturar um bom cadastro de pacientes?

Organização é a palavra-chave para se construir um bom cadastro e dar agilidade aos processos da sua clínica odontológica. Uma recepção desorganizada, geralmente, trava a realização das tarefas, atrasando todo o atendimento.

Um dos caminhos para facilitar a organização é criar um procedimento padrão para a realização do cadastro dos pacientes. Assim, sua secretária tem mais agilidade na hora de realizar essa atividade e as chances de ocorrerem erros durante o registro das informações diminuem.

A seguir, preparamos um passo-a-passo com algumas dicas que você pode seguir para organizar essa tarefa. Veja!

Concentre todas as informações em um único lugar

O primeiro passo para realizar o cadastro de forma rápida e eficiente é centralizando todas as informações do paciente em um mesmo lugar.

O ideal é que todas as informações relevantes estejam organizadas de uma forma que sejam fáceis de serem encontradas quando necessário, para isso a utilização de um software específico para clínicas odontológicas pode ser uma grande ajuda.

Esse recurso vai dar velocidade para o preenchimento dos registros e no acesso a essas informações, pois geralmente oferece o agrupamento organizado de todas as informações.

Crie um padrão no preenchimento das informações

Após definir como guardar todas as informações, é importante encontrar um padrão para o preenchimento da ficha de cadastro, organizando os dados em ordem de relevância, como nome e sobrenome completos, CPF, endereço, telefone e assim seguindo.

A padronização otimiza o trabalho da sua secretária e diminui as chances de um cadastro ser preenchido de forma incorreta ou incompleta, dificultando o entendimento.

Estabeleça uma cultura de organização dentro da sua equipe

Como já citamos acima, organização é o segredo de um bom cadastro. Mas, de nada adianta guardar as informações de forma ordenada, seguindo um padrão para a realização dessa tarefa, se essas regras não forem seguidas continuamente. Então, crie uma cultura de organização dentro da sua equipe para manter seus registros sempre atualizados.

Algumas boas práticas para isso são:

• Pratique a atualização constante de dados:

A atualização dos dados dos pacientes deve ser constante, ou seja, procure sempre verificar com ele se não ocorrer alguma mudança, e atualize sempre que necessário. Isso garante mais organização e controle mais assertivo dos dados.

• Organizar por ordem alfabética ajuda na busca de dados:

Organizar em ordem alfabética traz muita facilidade para a busca de dados. Se a sua clínica organizar os dados dos pacientes dessa forma, é possível tornar o atendimento e o agendamento de consultas mais ágil.

• Realize atualizações periodicamente:

Tão importante quanto construir um bom cadastro de pacientes, é mantê-lo sempre atualizado. Por isso, sempre que o paciente for a uma consulta, lembre-se de verificar se os dados continuam os mesmos e se necessário, registre as mudanças que ocorreram.

Esteja atento às regras de política de privacidade de dados

Com as novas determinações da Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD, é muito importante que, ao realizar o cadastro do paciente, você anexe um termo assinado por ele, onde fique clara a autorização para o armazenamento desses dados e qual a finalidade de uso deles dentro dos processos da sua clínica.

É importante que os cadastros antigos também sejam atualizados conforme estes termos e todos os seus pacientes devem assiná-lo.

Como identificar melhorias no atendimento através do cadastro de pacientes?

Uma das possibilidades de utilização do cadastro de pacientes é para definir melhorias no seu atendimento. Afinal, esses dados permitem que você consiga entender melhor o perfil do seu público, podendo assim melhorar sua comunicação com ele.

A forma mais interessante de se fazer isso, é incluir no cadastro, campos onde sua secretária possa incluir feedbacks coletados do paciente após as consultas, bem como motivos de faltas, atrasos de pagamentos ou não fechamento de tratamentos.

Essas informações ajudam na análise de pontos a serem melhorados nos seus serviços e assim definir um plano de ação com estratégias que melhorem a experiência do paciente. Além disso, podem servir para traçar estratégias para reduzir as faltas nas consultas e alavanquem as conversões de orçamentos em vendas, turbinando o crescimento da sua clínica odontológica.

Como o cadastro de pacientes pode auxiliar nas estratégias de marketing?

A análise de dados relevantes dos seus pacientes é a chave para planejar estratégias de marketing que sejam eficientes e atinjam o público correto.

Uma boa estratégia de marketing odontológico só funciona se você tiver um controle eficiente dos dados dos seus pacientes, como em quais canais eles estão mais presentes ou quais conteúdos eles mais consomem. Caso contrário, fica difícil identificar quais ações poderão oferecer melhores resultados para as suas campanhas, resultando em perda de tempo e dinheiro.

Separamos algumas etapas de qualquer estratégia de marketing, em que o cadastro de pacientes pode ser muito útil. Acompanhe abaixo!

Identificação de persona

A persona é uma representação do seu cliente ideal. Ela é definida através de dados reais, focando no comportamento e nas características que você conhece do seus pacientes. Com esse conhecimento, você cria um padrão de características que formam seu cliente ideal, que norteia quais estratégias e conteúdos realmente vai atingi-los.

O cadastro de pacientes é, neste contexto, uma ótima fonte de pesquisa, pois apresenta um grande volume de dados que ajudam a identificar se o público real condiz com a concepção de persona que você tem para sua clínica odontológica.

Através dele, você identifica fatores importantes como dados demográficos, faixa etária, gênero, formação profissional e quais tratamentos mais procuram. Se os registros forem mais aprofundados, é possível analisar até hobbies, preferências musicais ou outros hábitos de consumo.

Definir a persona é um passo essencial para ajustar suas estratégias de marketing para atingir seus objetivos.

WhatsApp marketing ou grupos de Telegram

O WhatsApp e o Telegram são ferramentas que hoje contam com milhares de usuários ativos no Brasil.

Um dado essencial no cadastro de pacientes é o contato telefônico, afinal, você deverá possuir meios de se comunicar facilmente com ele, principalmente na hora de confirmar consultas ou tirar dúvidas sobre procedimentos.

Porém, se engana quem pensa que esse canal serve apenas para esses casos.

No Telegram e no WhatsApp, você pode criar canais de transmissão e enviar conteúdos que vão gerar valor para seus pacientes, como vídeos, áudios, fotos e textos. Um bom conteúdo pode ter uma chamada para uma dúvida, ou um medo que seus pacientes tenham e logo em seguida a solução.

O grande benefício de enviar conteúdos pelo Telegram ou pelo WhatsApp, é manter-se vivo na lembrança dos seus pacientes, e que os façam lembrar de você quando precisarem de um tratamento odontológico. Se o conteúdo for de qualidade, pode até ser compartilhado pelos seus pacientes.

Mas, um alerta: só envie conteúdos para pacientes que aceitaram previamente este tipo de mensagem.

Campanhas de e-mail marketing

O e-mail marketing é uma estratégia eficiente que pode ajudar a impulsionar os resultados da sua clínica odontológica.

Assim como na estratégia de divulgação por WhatsApp ou Telegram, você pode disponibilizar conteúdos ricos sobre o seu nicho de atuação.

Algumas ideias de conteúdo que geram valor e ajudam a criar um relacionamento com os pacientes, são:

• O que fazer quando acontecer uma emergência odontológica;
• Novas tecnologias de tratamentos;
• O que considerar antes de realizar certos tratamentos;
• Conexão da saúde bucal com determinadas doenças;
• A importância do check up regular;
• Dicas de alimentação para melhorar a saúde bucal;
• Informações sobre inovações em tratamentos;
• Dicas de cuidados pós-procedimentos;
• Envio de pesquisa pós atendimento;
• Lembrete de retorno de consulta.

Certas estratégias de conteúdo para e-mails enviados aos pacientes têm mostrado resultados positivos com um marketing para dentistas.

Programa de indicações

Outro dado importante que você pode registrar no cadastro de pacientes são as indicações, afinal o marketing boca a boca entre pacientes é uma ótima forma de atrair novos pacientes.

Analise a qualidade dessas indicações e ofereça benefícios aos pacientes que indicam. Ter um programa de indicações é uma ótima oportunidade de potencializar a captação de novos pacientes e melhorar seu engajamento com quem já faz parte da sua agenda.

Fidelização e reativação de pacientes

Mesmo que o paciente tenha concluído um tratamento ou não seja tão recorrente na sua agenda, não significa que o relacionamento dele com sua clínica terminou. Para fidelizar um paciente, é muito importante que a comunicação seja constante.

Mostrar que você se preocupa com o bem-estar do paciente, principalmente no pós-procedimento é o que lhe diferencia de todos os outros e influencia muito em um possível retorno do paciente à sua clínica odontológica.

Além disso, uma boa estratégia de fidelização envolve o envio de mensagens para informar novas tecnologias de tratamentos, sugerir um retorno ou ainda para envio de felicitações em datas especiais. Pequenos gestos impactam na percepção de valor dos seus pacientes, fazendo com que eles retornem e indiquem a clínica para familiares e amigos.

Como otimizar o processo de cadastro de pacientes?

Já parou para pensar quanto tempo você ou sua secretária perdem procurando informações de um paciente? Otimizar o processo de cadastro de pacientes permitirá que sua equipe desempenhe essa tarefa de forma ágil, tornando a rotina mais produtiva.

Além disso, com um processo otimizado, as tarefas da recepção como agendamentos, confirmações de consulta e check-ins são feitas de maneira muito mais rápida, melhorando a experiência do paciente.

Veja algumas dicas para otimizar o processo de cadastro de pacientes.

Utilize um bom software

As ferramentas tecnológicas oferecem suporte para muitas demandas nos mais variados setores. No caso da odontologia, elas podem contribuir e muito na hora de arquivar e organizar os cadastros dos pacientes.

O software odontológico da Clinicorp, oferece a funcionalidade de cadastro de pacientes, onde você pode registrar, consultar e alterar os dados de maneira totalmente online, com organização, segurança de dados e sem o acúmulo de papelada.

Considere o uso de um CRM

Para um melhor aproveitamento do cadastro de pacientes nas estratégias de marketing, você também pode contar com uma ferramenta de CRM ou “Customer Relationship Management” que em português significa “Gestão de Relacionamento com Cliente”.

Utilizando um CRM, é possível acompanhar todos os dados relativos às estratégias de relacionamento com o cliente da sua clínica e definir métodos de aproximação com seu público-alvo.

A plataforma Clinicorp conta com um exclusivo CRM integrado ao cadastro de pacientes, um conjunto de ferramentas que automatizam tarefas e auxilia na potencialização das estratégias de comunicação com os clientes.

O software odontológico da Clinicorp é uma plataforma criada para revolucionar a gestão da sua clínica, levando o seu crescimento a um novo patamar.

Quer ver como o CRM da Clinicorp funciona na prática? Assista ao vídeo abaixo e descubra todas as funcionalidades que podem melhorar suas estratégias de relacionamento e comunicação com os seus pacientes.

Conclusão

Como vimos neste artigo, um cadastro de pacientes bem estruturado e constantemente atualizado é um dos pilares fundamentais para o sucesso de uma clínica odontológica.

Ele não apenas facilita a rotina administrativa, mas também proporciona uma base sólida para melhorar a qualidade do atendimento, aprimorar a comunicação com os pacientes e criar estratégias de marketing mais eficazes.

Ao investir em organização e tecnologia, como o uso de softwares específicos como o Clinicorp, sua clínica pode otimizar processos, aumentar a satisfação dos pacientes e garantir um crescimento sustentável.

Quer saber mais sobre como nossas soluções podem melhorar ainda mais a gestão da sua clínica odontológica? Preencha o formulário abaixo e descubra todas as funcionalidades que temos a oferecer.