Atualizado: 6 de jul. de 2023
Já explicamos para você, Cirurgião-Dentista, em outra oportunidade, o que é a LGPD e quais os impactos que essa lei trouxe para o dia a dia do seu consultório odontológico.
Agora é o momento de detalharmos um pouco mais acerca de uma das principais exigências dessa nova legislação: a necessidade inescapável de criação de um documento chamado aviso de privacidade.
Neste blog você verá:
- Mas o que é um Aviso de Privacidade?
- Esse documento é obrigatório até para quem não possui um site?
- O que deve conter esse documento?
- Quais os riscos de não ter um aviso de privacidade?
Boa leitura!
Mas o que é um Aviso de Privacidade?
Imagine que você está jantando em um dos melhores restaurantes da sua região, a comida servida está ótima, a bebida está com a temperatura perfeita, o som ambiente excelente, até que chega a conta e para a sua surpresa e de seus convidados: vocês tem que pagar couvert artístico!
Eu tenho certeza que você e nem ninguém gosta de ser pego de surpresa, já que necessitamos e queremos transparência, de sermos informados antecipadamente para podermos exercer nosso direito de escolha. Portanto, quando nós somos informados, temos a possibilidade de escolher e, por isso, não nos importamos em pagar qualquer taxa.
Essa é a mesma lógica do aviso de privacidade, ele é um documento que serve para informar a quem vai utilizar um serviço, no caso o seu paciente, de forma antecipada, como serão usados os dados pessoais que serão coletados pelo seu consultório.
Assim, o seu paciente não será pego de surpresa e saberá, por exemplo, a finalidade do uso das informações coletadas na anamnese odontológica e se você, eventualmente, irá compartilhar algum outro dado pessoal dele com outras empresas, como você armazenará esses dados, quando irá excluir os seus dados, dentre outras questões.
Você também poderá encontrar esse aviso de privacidade sendo denominado de outras formas diversas, como “Política de Privacidade” ou até de “Política de Proteção de Dados”.
A ideia é dar ao paciente o direito de saber de forma antecipada e detalhada sobre o uso de seus dados pessoais e, assim, evitar qualquer surpresa desagradável, já que no final, o que importa é a eficácia e efetividade da comunicação com o público-alvo.
Esse documento é obrigatório até para quem não possui um site?
Uma confusão comum é criar uma vinculação da necessidade de possuir um aviso de privacidade com a existência de um site na internet, em especial, porque nós já estamos acostumados a visualizar esses documentos nesses lugares.
Ocorre que essa visão é equivocada e não procede, já que esse documento existe porque a empresa trata dados pessoais, independente desses dados estarem sendo tratados na internet ou em meio físico.
Assim, em seu consultório odontológico, mesmo que você não tenha um site, deverá expor o seu aviso de privacidade no ambiente off-line, o que pode ser feito, por exemplo, por meio de cartazes afixados em local visível.
Deste modo, para resumir, o que determina a obrigação de ter um documento como esse não é a existência de um site ou plataforma online, mas sim, a existência do uso de dados pessoais pelo seu consultório.
O que deve conter esse documento?
Quando alguém contrata um serviço, costuma ser criado um contrato descrevendo as obrigações, deveres, responsabilidades e o serviço que será feito.
O aviso de privacidade funciona como se fosse um contrato com o usuário do serviço. Ele deve ser claro e objetivo, evitando termos muito técnicos e que não sejam capazes de serem compreendidos por um leigo. Quanto mais fácil for o entendimento, mais seguro estará seu consultório, já que ele estará sendo mais transparente.
Logo, não há uma exigência de que esse documento seja formal ou escrito, podendo ser usadas formas diversas como vídeos e animações, eis que a intenção é que não seja de difícil compreensão.
Nesse documento devem ser respondidas diversas questões, dentre as quais, as informações de contato da empresa que está fazendo o uso das informações pessoais, como por exemplo, um e-mail.
Além disso, deverá determinar quais são os dados pessoais usados e a finalidade específica que eles são usados. Assim, por exemplo, no seu consultório você vai usar dados de saúde do paciente com a finalidade de cumprir uma obrigação legal relativa a seu prontuário odontológico.
Esse documento conterá, ainda, a forma que os dados serão usados e até por quanto tempo, ou seja, escrever o tempo de guarda dos dados pessoais do paciente e a sua finalidade.
Outro ponto essencial é informar se você irá compartilhar esses dados com outras empresas ou pessoas e com qual finalidade realizará esse compartilhamento. No seu consultório, provavelmente você irá compartilhar alguns dados pessoais com outras empresas (software odontológico, laboratórios, planos de saúde…), o que não é proibido, mas é importante que seja comunicado antecipadamente ao titular do dado.
Por fim, mas não menos importante, deverão ser discriminados quais são os direitos que os titulares possuem e como eles podem exercê-lo, ou seja, para onde eles devem requisitar e formalizar o pedido, por exemplo, de acesso aos seus dados pessoais. Em regra, costuma ser criado um e-mail do tipo privacidade@nomedaempresa.com.br para serem enviadas as solicitações.
Mas não é obrigatória a criação de um e-mail dedicado para o tema, o que importa é divulgar para o paciente como ele pode solicitar esses direitos.
Quais os riscos de não ter um aviso de privacidade?
Como falamos, a exigência de criação de um aviso de privacidade para os consultórios odontológicos, veio com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados.
E essa mesma lei também descreveu um rol de penalidades administrativas pelo descumprimento de suas regras, sendo diversas penalidades, dentre elas, encontra-se a possibilidade de multa de até 2% do faturamento da empresa por cada infração realizada, multa diária, obrigação de tornar pública a infração e o impedimento do uso de dados pessoais pela empresa.
Contudo, os próprios pacientes podem reclamar na Justiça que o consultório não informa previamente a forma que vai usar os dados pessoais, já que não possui um aviso de privacidade e, assim, compartilha alguns dados com outras empresas, como, por exemplo, laboratórios e protéticos, sem informar ao paciente.
Por esse motivo é muito importante a criação de medidas preventivas por meio da adequação do seu negócio à Lei Geral de Proteção de Dados como forma de impedir a criação de riscos que podem ser evitados.
