Atualizado: 19 de jul. de 2023

A análise de dados pode trazer muitos benefícios para sua clínica odontológica. Neste blog, você vai aprender como essas informações podem ajudar na definição de estratégias, melhorar a experiência de atendimento, ter uma visão geral da concorrência e muito mais.

Texto de Ângela Ledford

Traduzido e adaptado do site: adit.com

Neste blog você verá:

• Impacto da análise de dados nas melhores clínicas
• Cinco análises de dados para impulsionar as melhores práticas de uma clínica odontológica
• Produtividade
• Fluxo De Caixa
• Como equilibrar os objetivos de longo prazo com as metas de curto prazo
• Procedimentos operacionais
• Mercado odontológico

Boa leitura!

Leia também: Inteligência artificial na odontologia: o que é e como ela pode tornar sua clínica mais lucrativa

Desde os primeiros dias da pandemia em 2020, os consultórios e as clínicas odontológicas tiveram que lidar com mudanças nunca antes vistas nas expectativas e no comportamento dos pacientes.

Em 2022, os profissionais de odontologia em todo o mundo continuavam a procurar novas maneiras de criar uma estratégia digital para atrair pacientes e encontrar uma forma inovadora para fazer a gestão das suas clínicas.

Com o aumento do uso da internet e da aquisição de produtos e serviços digitais, os setores de marketing e publicidade viram a necessidade de desenvolver várias estratégias e aplicá-las ao mesmo tempo e em diversos canais.

Esse comportamento dos usuários promoveu um novo nível de colaboração entre os profissionais que trabalhavam com foco no cliente, com aqueles que realizam funções administrativas, como a análise de dados, criando uma experiência mais completa para o cliente durante toda a jornada de compra.

Impacto da análise de dados nas melhores clínicas

Você provavelmente já conhece muitas opções de softwares de gestão para clínicas que oferecem a análise de dados como parte das soluções do sistema.

Essas ferramentas analíticas coletam e interpretam diversos dados de atividades de uma clínica e resultados na apresentação de informações úteis que ajudam a medir diferentes indicadores-chave de desempenho (KPIs).

Nas clínicas odontológicas, esses dados geralmente se concentram em informações envolvendo produtividade, vendas, conversão de orçamentos, despesas extras e campanhas de marketing.

Essas análises de dados podem ser de informações recentes ou uma retrospectiva usando indicadores antigos para demonstrar tendências de desempenho com base nos dados demográficos, comportamentos e hábitos de cuidados dos pacientes de uma clínica.

Com essa análise de dados à disposição, o processo de desenvolvimento de estratégias para melhorar a gestão de uma clínica se torna mais fácil e a jornada de atendimento dos pacientes se torna melhor e, em paralelo, eleva os resultados do negócio.

Cinco análises de dados para impulsionar as melhores práticas de uma clínica odontológica

Antes de nos aprofundarmos em indicadores-chaves de desempenho que orientem as melhores estratégias em clínicas odontológicas, é essencial reconhecer a importância de levar em consideração as expectativas dos pacientes com as rotinas de uma equipe que trabalha em uma clínica.

Pense em todos os canais de comunicação digital que possíveis pacientes e os pacientes existentes têm com sua clínica.

Desde o desenvolvimento de um aplicativo até o engajamento nas redes sociais e interações de chatbot (software baseado em uma Inteligência Artificial capaz de manter uma conversa em tempo real por texto ou por voz), utilize todos esses canais digitais para oferecer uma experiência única para seus pacientes quando eles interagirem com sua clínica odontológica.

Com essas informações resultantes da análise de dados, você pode criar processos e padrões que apoiem sua gestão e melhorem os resultados dos tratamentos que você oferece para seus pacientes.

Confira a seguir, cinco categorias de dados para profissionais de odontologia ganharem mais confiança ao escolher suas estratégias.

1 – Produtividade

A análise de dados realizada por um software de gestão deve fornecer a você e sua equipe uma visão clara da eficiência do fluxo de trabalho. No entanto, se você tiver que esperar muito tempo para receber essas informações, pode ser muito tarde para corrigir um problema.

É importante escolher um software de gestão para sua clínica que possua ferramentas eficientes para realizar uma análise de dados completa. Para quem faz a gestão de uma clínica odontológica – os relatórios em tempo real gerados por meio da análise de dados devem auxiliar a melhora nas seguintes ações:

• Reavaliar tomadas de decisão;
• Comunicação com o público interno e externo quando necessário;
• Avaliar os processos e procedimentos dentro da clínica;
• Definição de valores a serem cobrados.

2 – Fluxo De Caixa

Não há dúvidas que os principais indicadores de desempenho relacionados com o fluxo de caixa recebem uma atenção maior todos os meses para que nada atrapalhe o objetivo de alcançar a lucratividade desejada.

Existem alguns indicadores que não podem faltar em uma análise de dados para que seja possível acompanhar se as metas financeiras estão sendo alcançadas. Caso uma métrica esteja abaixo do esperado, crie ações para reverter o desempenho o mais breve possível.

Veja alguns indicadores essenciais em uma análise de dados:

• Faturamento;
• Previsões de fluxos de receita;
• Retenção;
• Ticket médio;
• Taxa de ocupação;
• Inadimplência.

Com base nessa análise de dados, você e sua equipe podem ter uma melhora significativa e criar um fluxo de caixa mais previsível.

3 – Como equilibrar os objetivos de longo prazo com as metas de curto prazo

Embora o objetivo principal de uma empresa e as estratégias de curto prazo tenham as metas definidas, elas são diferentes. Os objetivos de longo prazo para um clínica odontológica giram em torno de partir de onde está para chegar em outro lugar, enquanto os objetivos de curto prazo ajudam esses objetivos principais a serem alcançados.

Como proprietário de uma clínica odontológica, quaisquer metas que você estabelecer, devem estar relacionadas com os objetivos principais de longo prazo. Cada passo dado deve ser medido e as análises de dados essenciais para esta ação são:

• Taxa de conversão;
• Novo pacientes;
• Taxas de não comparecimento e cancelamento;
• Pacientes agendados;
• Taxa de pacientes insatisfeitos.

Dependendo da meta que foi estabelecida, esses indicadores-chaves de desempenho podem mudar ou se adequar ao novo objetivo.

4 – Procedimentos operacionais

Indicadores financeiros (como fluxo de caixa) não são os únicos dados para avaliar o desempenho de uma clínica. A satisfação do paciente durante toda a jornada de atendimento que você oferece desde o agendamento e todo o caminho que ele percorre durante o tratamento contratado, se torna um métrica essencial.

Os indicadores operacionais evidenciam o impacto de cada etapa na jornada de tratamento de um paciente em sua clínica ou consultório. Os resultados dos tratamentos e os procedimentos de rotina padronizados devem ter a mesma qualidade na execução e ambos precisam ser monitorados e mensurados.

A análise dos procedimentos operacionais revela muito sobre como uma clínica está desempenhando suas atividades. Confira algumas aspectos dos procedimentos operacionais que devem estar inseridos na análise de dados:

• Tempo do mocho utilizado x tempo do mocho vazio;
• Quantidade de atendimentos;
• Tempo gasto por procedimento;
• Retenção de pacientes e novos pacientes;
• Despesas com equipe e com a clínica.

A análise de dados de uma clínica odontológica deve ser frequente para facilitar a identificação de possíveis gargalos que reduzem a satisfação do paciente e criam um desafio em sua receita.

Essa análise de dados pode ajudá-lo a desenvolver ações específicas que oferecem suporte às demandas de rotina de uma clínica odontológica eficiente e melhorar a experiências dos pacientes durante a jornada de atendimento.

5 – Mercado Odontológico

É preciso mais do que uma análise das clínicas odontológicas locais que são suas concorrentes, é necessário avaliar como está o desempenho da sua clínica. A análise de dados da concorrência pode revelar uma quantidade significativa de informações úteis que trazem uma visão geral das melhores clínicas no mercado odontológico e em que nível sua clínica se encontra.

Veja algumas informações importantes da concorrência para a realização de uma análise de dados eficiente:

• Investimentos em tecnologia odontológica;
• Qualificação profissional;
• EBITDA – indicadores utilizados para fazer a medição dos resultados das empresas (Lucros antes de juros, impostos, depreciação e amortização);
• Desempenho financeiro.

Outra iniciativa que sua clínica odontológica pode adotar, é avaliar regularmente a eficácia de procedimentos operacionais, como a geração de relatórios e análise de dados. Isso garante que você tenha as ferramentas e os processos certos para tomar decisões mais assertivas em todos os aspectos da sua clínica.

Ações estratégicas após a análise de dados

O objetivo principal da análise de dados dos indicadores-chaves de desempenho da sua clínica odontológica é obter informações para criar um negócio competitivo, econômico e eficiente.

Juntos, esses três elementos ajudam sua clínica a atrair novos pacientes, oferecer uma experiência de atendimento excepcional e armazenar dados valiosos para que você nunca perca uma oportunidade de expandir as possibilidades de negócios para sua clínica.

O resultado de uma análise de dados completa também serve como um guia interno para livrar sua organização de procedimentos desatualizados que afetam negativamente as experiências do paciente e atrapalham o desempenho das atividades rotineiras de uma clínica odontológica.

Mas o big data (dados que contêm maior variedade, em volumes crescentes e com mais velocidade) também vem com seu próprio conjunto de desafios.

A maior dificuldade é definir o que fazer com todas as informações que foram coletadas. Sem um software de gestão para coletar, analisar e interpretar esses dados de maneira correta, identificar informações importantes pode ser um processo demorado.

O desenvolvimento de softwares de gestão para clínicas odontológicas evoluiu nos últimos anos, mas nem todos são iguais. Cada software tem seus pontos fortes, como aqueles que oferecem ferramentas operacionais importantes no dia a dia de uma clínica odontológica, enquanto outros possuem recursos de imagens digitais e gráficos.

Existem softwares que se concentram apenas no suporte administrativo, como faturamento e agendamento. Independentemente de sua escolha, qualquer software que você confie para realizar a análise de dados precisa garantir que as informações estão corretas.

A precisão das informações resultantes da análise de dados precisam de supervisão e conformidade com as orientações de segurança da HIPAA (a lei de portabilidade e responsabilidade de convênio médico). A segurança das informações sobre os pacientes é essencial.

Se a sua clínica trabalha com um software de gestão que não garante a segurança dessas informações, os dados dos seus pacientes estão desprotegidos e podem cair em mãos erradas.

Como um software de gestão pode ajudar na análise de dados

Um software de gestão completo consegue realizar a análise de dados dos principais indicadores-chaves de desempenho de uma clínica odontológica de maneira eficiente. Esse tipo de software possui ferramentas que oferecem uma visão completa dos pacientes, seus dados demográficos e comportamentos.

Essas informações ajudam a tomar as melhores decisões e apoiam as melhores estratégias para atrair mais pacientes e aumentar a lucratividade da sua clínica.

Um software de gestão inovador possui todas as ferramentas tecnológicas que uma clínica odontológica precisa. Confira abaixo algumas ferramentas que os melhores softwares de gestão para clínicas odontológicas possuem:

• Central de agendamentos;
• Agendamento online;
• Confirmações e alertas;
• CRC;
• Odontograma digital;
• Anamnese digital;
• Contas a receber;
• Contas a pagar;
• Regra de cobrança;
• Plano de recorrência;
• Metas;
• Relatórios;
• Dashboard analítico.

Escolha um software de gestão que possua as melhores ferramentas para que os objetivos da sua clínica sejam alcançados. A análise de dados é fundamental para tomar as melhores decisões, proporcionar uma melhor experiência para seus pacientes e elevar os resultados financeiros.

Texto de Ângela Ledford

Traduzido e adaptado do site: adit.com

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Para saber mais sobre a importância da análise de relatórios, leia o artigo: Relatórios Gerenciais e Análises