Atualizado: 30 de abr.

O agendamento de pacientes, quando feito de forma adequada, faz toda a diferença para que um consultório odontológico seja bem administrado. Por isso, vamos compartilhar algumas ideias para ajudar você a ter uma rotina de agendamentos mais eficiente.

Um dos aspectos mais importantes na gestão do tempo em uma clínica odontológica é garantir que o tempo seja usado corretamente, priorizando tarefas e trabalhando com eficiência. Isso inclui como e quando os agendamentos de pacientes são feitos.

Para otimizar esse processo, e tornar a tarefa de agendamento de consultas mais eficiente, podemos empregar o uso de diversos recursos, como um aplicativo mobile, um site pensado exclusivamente para a clínica ou ainda utilizando os canais de mensagens das redes sociais.

Entretanto, antes de analisarmos como otimizar o agendamento de pacientes, precisamos entender porque essa é uma prática importante para a gestão da sua clínica odontológica.

Neste blog você verá:

• Por que otimizar a gestão de agendamento de pacientes?
• Como o agendamento de pacientes automatizado impacta na experiência de pacientes?
• Como funciona o agendamento online para pacientes?
• Os 9 benefícios de um sistema de agendamento de consulta online
• Como implementar o agendamento de pacientes online?
• Mantenha um sistema de gestão integrado

Acompanhe!

Leia também: Agendamento de Pacientes: 10 dicas para ter uma agenda sempre cheia.

Por que otimizar a gestão de agendamento de pacientes?

Atualmente, os pacientes prezam pela conveniência e diferentes opções relacionadas ao atendimento odontológico, isso inclui novas formas de fazer o agendamento de uma consulta. Porém, muitos profissionais ainda tem um certo receio em adotar esse tipo de tecnologia, pois pensam que:

• Os pacientes não sabem do que precisam ao agendar uma consulta;
• Os pacientes não sabem como agendar uma consulta online;
• Os pacientes nunca usariam isso.

O que esses mesmos profissionais não se deram conta, é que com novas possibilidades em utilizar diversos serviços de forma online, como bancos digitais, e-commerce, entre outros. Os pacientes estão escolhendo seu dentista com base na conveniência que os consultórios oferecem na hora de agendar uma consulta.

Essa tendência em ver os obstáculos em vez das oportunidades não é exclusiva da área de saúde e odontologia. Pensamentos limitantes, como “as coisas estão bem do jeito que estão” ou “sempre fiz isso assim” não são mais aceitáveis no mundo em rápida mudança em que vivemos agora.

Os pacientes estão mais proativos na busca de informações, e quando procuram um novo dentista, tem preferência por métodos online para se comunicar. Logo, se você investir na otimização de agendamentos de pacientes, pode se diferenciar da concorrência.

Investir na otimização do agendamento de pacientes não significa que você deve converter todo o seu processo para o online e demitir sua equipe de atendimento.

Otimizar o agendamento de pacientes, significa que você pode oferecer aos seus pacientes uma maneira de localizar sua clínica e agendar uma consulta, que funcione tanto para o seu consultório quanto para ele.

Ou seja, eles podem fazer isso mesmo quando sua equipe não estiver disponível para atender o telefone. Um sistema de agendamento online complementa as práticas de agendamento existentes, o que mostra que você está trabalhando para fornecer bons serviços aos pacientes.

Como o agendamento de pacientes automatizado impacta na experiência de pacientes?

A experiência do paciente começa no primeiro contato do paciente com seu consultório, seja em uma mensagem de texto para tirar dúvidas ou em um telefonema para agendar uma consulta. Considere esse o ponto de partida para proporcionar uma experiência única e diferenciada para seus pacientes.

Nesse momento, utilizar recursos que automatizam o agendamento de pacientes pode ser aquele empurrãozinho que falta para alavancar a captação de novos clientes para sua clínica.

Permitido que o paciente agende uma consulta de forma online e autônoma, por exemplo, ele pode fazê-la em qualquer hora e dia da semana, mesmo quando sua clínica estiver fechada.

Por isso, é importante que você estude formas de diversificar seus canais de atendimento aos seus pacientes, facilitando desde a localização de seu consultório até o agendamento da primeira consulta, pontos essenciais para melhorar a experiência do paciente.

Uma ferramenta muito útil e que exige poucos recursos é o Google Meu Negócio, onde você pode colocar todas as informações de contato, como o número de WhatsApp para agendar uma consulta e o endereço da sua clínica disponível na internet. Assim, seus pacientes podem encontrar você mais facilmente.

Como funciona o agendamento online para pacientes?

O agendamento de pacientes online, é um recurso que facilita a captação de novos clientes, pois permite que clientes interessados em seus serviços, agendem uma consulta sem precisarem ir à sua clínica. Outro benefício é que você pode automatizar esse serviço utilizando um chatbot integrado ao seu software de gestão, por exemplo.

Essas ferramentas centralizam o agendamento de pacientes e o gerenciamento desses compromissos em uma solução digital. Além de gerenciar consultas agendadas e a disponibilidade de horários, existem softwares que permitem o envio de lembretes de consulta automatizados para evitar não comparecimentos.

Com o crescimento do uso de softwares de gestão, grande parte das clínicas odontológicas já gerencia alguma parte do agendamento de consultas digitalmente. As ferramentas de agendamento de pacientes online tem ajudado a otimizar o processo de agendamento.

Em resumo, os pacientes podem criar, modificar ou cancelar consultas sem ter que entrar em contato com a equipe da recepção da clínica odontológica.

Como isso funciona? A partir de um site próprio ou um botão de “Entre em contato” nas redes sociais, você define o horário comercial, os dias e horários disponíveis na sua agenda. Ao fazer o agendamento online, os pacientes devem agendar dentro desses parâmetros.

Se você utilizar uma solução de agendamento online integrada ao software de gestão da sua clínica, os agendamentos são sincronizados automaticamente à sua agenda, permitindo que você gerencie tudo com mais organização e eficiência.

Você já conhece a ferramenta de agendamento online do software de gestão da Clinicorp? Com ele, você pode disponibilizar gratuitamente um link nos seus canais de atendimento, para que seus seguidores e clientes possam realizar o próprio agendamento de forma totalmente independente.

Confira mais detalhes no vídeo abaixo:

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Os 9 benefícios de um sistema de agendamento de consulta online

Ao contar com uma solução de agendamento de consulta online, você elimina a ocorrência de agendamentos duplos e otimiza a rotina da sua recepção. Assim, você e sua equipe terão mais tempo para atender os clientes e criar uma experiência diferenciada.

Mas além desses benefícios, podemos destacar alguns ainda mais interessantes, como:

1. Melhora no atendimento

Ao utilizar um sistema de agendamento de pacientes a qualidade do atendimento melhora por conta de diversos fatores, e o primeiro deles é por ser mais um canal de atendimento que oferece mobilidade e agilidade.

Em contrapartida sua equipe tem mais tempo para atender os pacientes que estão sendo atendidos presencialmente em sua clínica odontológica.

Além disso, se o paciente pode realizar o agendamento sozinho, não será mais preciso que ele ligue várias vezes por conta do número estar ocupado, ou esperar a secretária terminar de atender outra ligação.

Assim, ao chegar no local da consulta, o paciente receberá mais atenção da secretária, que não estará sobrecarregada com diversas ligações de pessoas interessadas em agendar uma consulta.

2. Economia

Outra vantagem do agendamento de pacientes online listada neste artigo é que, devido à praticidade com que os processos são executados, pode ocorrer uma diminuição nos custos para a gestão da clínica. Os principais pontos de economia são:

• Redução de custos com equipe de atendimento;
• Redução de custos com ligações telefônicas.

Aqui, vale destacar que o primeiro aspecto diz respeito à eliminação da necessidade de contratar mais pessoas, caso a demanda cresça muito.

O segundo refere-se à redução da necessidade de fazer ligações para confirmar a consulta, afinal, como o sistema envia um lembrete no próprio celular do paciente, o custo com telefonia pode ser bem menor ao final do mês.

3. Acessibilidade 24 horas

Muitas pessoas têm dificuldade em agendar uma consulta por telefone durante o expediente comercial devido ao tipo de trabalho que desempenha ou pela rotina corrida que possuem.

Existem ainda, casos em que a recepção da clínica não funciona no horário de almoço, que é justamente o único tempo disponível em que o paciente pode ter para agendar uma consulta. Tudo isso faz com que a marcação de consultas tradicional não consiga atender a todos de maneira satisfatória.

Nesse cenário, um importante benefício do agendamento de pacientes online é a disponibilidade para agendar um serviço no horário que for mais conveniente, pois não há necessidade de uma confirmação ou checagem de horários na agenda, é tudo automático e visível ao paciente, podendo ser feito durante as 24 horas do dia.

É importante lembrar que isso não significa excluir a possibilidade do paciente ligar para a sua clínica e solicitar que a secretária faça o agendamento. Afinal, a ideia é somar, e não reduzir os canais de atendimento.

4. Amplificando a produtividade

Com a possibilidade do paciente realizar o agendamento da consulta de forma autônoma e online, sua equipe de atendimento tem mais tempo para focar em outras demandas. Isso reflete em um significativo aumento da produtividade.

Afinal, todo o tempo gasto para atender diversas ligações ou responder mensagens de texto, agora pode ser empregado no atendimento de qualidade aos pacientes que vem à clínica para realizar a consulta ou ainda em outras ações importantes para o sucesso da sua clínica.

5. Gerenciamento de dados

Ao utilizar o agendamento de pacientes online integrado ao software de gestão da sua clínica, é possível coletar todas as informações do paciente na hora do cadastro e armazená-las em um único local, eliminando a necessidade de arquivos físicos na sua recepção.

Esse é um dos grandes benefícios do agendamento online, pois:

• Permite um acesso rápido e completo aos dados;
• Evita o registro incorreto de informações;
• Reduz o tempo gasto na busca de dados;
• Ajuda no atendimento personalizado.

Outro benefício ligado ao gerenciamento de dados é que, de posse dessas informações, é possível pensar em estratégias de marketing direcionadas para o tipo de público que usa os seus serviços e obter os melhores resultados.

Além disso, as informações coletadas passam a ser mais precisas, pois o próprio paciente preenche o formulário para agendar a consulta. Isso vai evitar que nomes sejam escritos errados, os telefones de contato sejam divergentes e outros equívocos que atrapalham a comunicação com o paciente.

6. Redução das tarefas manuais

Como muitos dos processos de agendamento de pacientes podem ser automatizados, quando você utiliza um sistema de agendamento online, é possível reduzir as tarefas manuais.

Atividades como registro e organização dos dados ou envio de confirmação e lembrete são enviados automaticamente pelo sistema, acabando com a necessidade de que alguém da sua equipe faça manualmente.

Dessa forma, além de otimizar processos, você reduz a ocorrência de falhas, como a falta do envio de uma mensagem de confirmação de consulta ou até mesmo que o paciente fique sem resposta ao entrar em contato com a sua clínica.

7. Confirmação de consulta

Como citamos anteriormente, um dos grandes benefícios do agendamento de pacientes online é a redução das tarefas manuais, e a confirmação de consulta é uma delas.

Ao utilizar um sistema de agendamento online integrado a um software de gestão, você pode programar o envio automático de mensagens de confirmação e lembrete de consultas, assim como para avisar o paciente da necessidade de agendar um retorno.

Com isso, é possível estreitar o relacionamento com o paciente e reduzir as taxas de não comparecimento.

8. Redução da fila de espera

Um dos principais motivos da desistência do paciente em realizar um agendamento e optar em procurar pela concorrência é a demora para ser atendido em uma clínica.

Isso porque, além de ter que esperar para conseguir falar com o atendente, muitas vezes o paciente tem dificuldade em encontrar o horário que melhor atende às suas necessidades e acaba entrando em uma longa fila de espera até conseguir agendar a sua consulta.

Por meio do agendamento de pacientes online, ele tem total autonomia para navegar por todos os horários disponíveis e selecionar aquele que for mais adequado para sua rotina.

É importante destacar ainda que, mesmo que o paciente não encontre o horário que desejar, ele pode ficar atento às desistências e conseguir marcar no dia que surgir uma vaga.

9. Integração com outros sistemas de gestão

Como já citamos, é possível integrar o sistema de agendamento online ao software de gestão da sua clínica odontológica, facilitando a captação, registro e organização das informações em uma única plataforma.

Ao fazer isso, fica mais fácil acompanhar o número de consultas agendadas, quantos novos pacientes foram conquistados, as taxas de comparecimento e o número de faltas, entre outros dados importantes.

Essa integração ajuda a otimizar a gestão do seu negócio, seja no controle de dados, atendimento ao cliente ou uso de tempo e recursos, podendo contribuir para a execução do planejamento estratégico.

Como implementar o agendamento de pacientes online?

Para implementar o agendamento de pacientes online na sua clínica odontológica, você precisa escolher qual solução utilizar.

Existem ferramentas como o chatbot inteligente da Cloudia, que pode ser utilizado dentro do Facebook, WhatsApp Business para clínicas, Direct do Instagram ou até mesmo no site da sua clínica, e que, em breve, estará integrado ao software odontológico Clinicorp.

Você pode incorporar o código em seu site, compartilhar um URL personalizado ou integrar com seus perfis sociais. Em alguns casos, é possível integrar esse tipo de solução ao seu softwares de gestão, facilitando o gerenciamento dos agendamentos, tudo de forma muito mais eficiente.

Aqui estão algumas dos principais recursos disponíveis em uma solução de agendamento de pacientes online e que podem otimizar a rotina da sua clínica odontológica:

• Integração a agenda inteligente: a maioria dos softwares de gestão pode se conectar aos sistemas de agendamento online existentes para coordenar melhor sua agenda.

• Lembretes automatizados: com uma plataforma de agendamento online, você pode enviar lembretes de agendamento por e-mail, telefonema ou mensagem de texto. Os lembretes automatizados ajudam a evitar não comparências sem ocupar o valioso tempo da sua recepcionista.

• Gerenciamento da lista de espera: está com alta demanda de atendimentos? As opções da lista de espera digital permitem que você preencha rapidamente consultas canceladas.

• Reagendamentos: se o paciente não comparecer para a consulta, um sistema de agendamento online automatiza o processo de reagendamento, melhorando a experiência do paciente.

• Processamento de pagamentos: muitas soluções de agendamento online também oferecem suporte ao processamento de pagamentos no momento do agendamento.

• Integração com diversos canais: adicione um recurso de agendamento online diretamente em seus canais de atendimento, sejam eles as redes sociais, aplicativos de mensagem ou até mesmo o site da sua clínica.

Ao implementar essas ferramentas na sua rotina de agendamento da sua clínica odontológica, você não só otimiza processos, mas também estará oferecendo uma qualidade de atendimento superior a seus pacientes.

Mantenha um sistema de gestão integrado

Os benefícios em utilizar um sistema de agendamento de pacientes online são muitos, sendo umas das melhores soluções na otimização da captação e gestão de pacientes.

Entretanto, se ele não for atrelado ao uso de um software capaz de armazenar, organizar e facilitar o gerenciamento de todos os dados gerados diariamente, manter o controle da sua agenda pode se tornar um grande desafio.

Para que você consiga otimizar o agendamento de pacientes, mantenha um sistema de gestão que possua integração direta com sua plataforma de agendamento, registrando automaticamente as consultas em sua agenda.

Outro aspecto importante é observar se o seu software de gestão permite o envio automático de mensagens de confirmação, assim como o processamento de pagamentos de forma online.

Permitir que o paciente tenha acesso a essas facilidades, são detalhes que contribuem significativamente na melhora da experiência e minimiza a necessidade de deslocamento até a sua clínica, o que otimiza a rotina do paciente e da sua equipe.