Atualizado: 17 de mai. de 2023
Confira como otimizar o agendamento de pacientes de forma prática e os principais benefícios. Listamos 11 dicas incríveis para você começar a aplicar hoje mesmo em sua clínica!
Muitos profissionais de estética avançada anseiam por uma agenda lotada, porém, uma agenda lotada sem um controle eficiente pode colocar a sua clínica em risco.
Ter um agendamento mais organizado proporciona maior transparência sobre a situação da sua clínica e de seus pacientes, reduz a probabilidade de erros nas marcações e evita o desperdício de tempo da sua equipe, bem como de equipamentos e materiais.
Por isso, é importante saber como atrair mais pacientes de forma que não comprometa a qualidade dos seus atendimentos e a eficiência da sua equipe.
Pensando nisso, criamos esse Blog post para te ajudar a lotar sua agenda de maneira organizada e assertiva.
Boa leitura!
Neste blog você verá:
- Por que otimizar o agendamento de pacientes?
- Quais são os benefícios de um agendamento de pacientes mais organizado?
- 11 dicas incríveis para uma agenda lotada de pacientes
- Como o software da Clinicorp contribui para um agendamento de pacientes eficiente?
- Conclusão
Leia também: 9 dicas de decoração para sua clínica de estética
Por que otimizar o agendamento de pacientes?
É essencial fazer com que o agendamento de pacientes seja um processo mais fácil e dinâmico, tanto para o paciente quanto para os profissionais de sua clínica. Com a rotina agitada e o avanço da tecnologia, é importante se manter atualizado e se adaptar às mudanças e novas necessidades.
A otimização do agendamento traz muitos benefícios para a sua clínica de estética, como uma agenda mais organizada, menos chances de erros, economia de tempo para a sua equipe, maior praticidade e, claro, maior chance dos pacientes escolherem a sua clínica pela melhor experiência que terão.
A importância do agendamento para a experiência do paciente
Os clientes, de modo geral, estão cada vez mais exigentes, e seus pacientes não são diferentes, eles desejam ter uma boa experiência em todo o processo de atendimento e não somente nos resultados finais do procedimento. É lógico que a técnica e os resultados são muito importantes, mas é fundamental proporcionar uma experiência única e positiva em toda a jornada.
O agendamento de pacientes é um momento decisivo! Então, é crucial oferecer aos pacientes a possibilidade de marcar suas consultas de forma simples, para que não haja dificuldades e essa boa experiência seja completa.
Pense que cada dificuldade encontrada pelo paciente é uma barreira que o afasta da sua clínica. Por exemplo, imagine se um paciente precisar marcar uma consulta durante o horário de trabalho, mas não puder fazer ligações durante o expediente. Se sua clínica só aceita marcar consultas dessa forma e não oferece agendamentos online ou atendimento pelo Whatsapp, ele pode escolher outro local que ofereça essas opções, por se adaptar melhor à rotina dele.
Oferecer uma boa experiência no agendamento do paciente coloca a sua clínica à frente das demais e pode fazer com que mais pacientes a escolham.
Quais são os benefícios de um agendamento de pacientes mais organizado?
A sua clínica de estética é o seu negócio! E como toda empresa, necessita de uma boa organização para evitar falhas que comprometam seu bom funcionamento.
Em meio a tantos processos, o agendamento de pacientes pode parecer algo simples, mas também exige muita atenção e precisa ser organizado. Organizar melhor seus agendamentos resulta no aumento da eficiência no atendimento, redução de erros e atrasos, melhoria na comunicação com o paciente, otimização do tempo dos profissionais e aumento da produtividade.
Além disso, um agendamento de pacientes organizado também facilita a análise de dados, trazendo maior clareza sobre as informações relacionadas a consultas e procedimentos. É preciso manter um bom controle sobre os agendamentos, o tempo de consulta, faltas e cancelamentos.
Veja a seguir como aumentar o agendamento de pacientes na sua clínica de forma organizada.
11 dicas incríveis para uma agenda lotada de pacientes
Agora que você já sabe a importância de um bom processo de agendamento de pacientes para a sua clínica de estética, confira dicas essenciais para implementar esse processo e alcançar os melhores resultados.
1. Faça uma estimativa de tempo para seus procedimentos
O tempo de atendimento varia de acordo com o tipo de procedimento ou etapa da jornada em que o paciente se encontra.
A primeira consulta, por exemplo, pode se estender um pouco mais por ser o momento em que é necessário conhecer o paciente, realizar a anamnese, analisar o histórico ou solicitar exames. Já em relação aos procedimentos estéticos, alguns podem ser mais demorados do que outros, devido à sua complexidade ou à necessidade de maior atenção.
Calcule o tempo médio de cada procedimento e realize os agendamentos de acordo com esse tempo, principalmente se a sua clínica trabalha com mais de uma especialidade.
É importante, também, reforçar ao paciente a estimativa de tempo para o procedimento que ele irá realizar. Assim, ele pode se organizar melhor para estar presente, sabendo o tempo que precisará permanecer na clínica.
2. Defina processos internos eficientes
Para lidar com a rotina de uma clínica de estética, é fundamental ter processos internos bem definidos e eficientes. Estabelecer processos claros, desde o agendamento até a realização da consulta, é importante para garantir a eficiência e a qualidade do atendimento.
A definição do processo de atendimento é uma etapa importante para assegurar que a secretária tenha capacidade para realizar todos os agendamentos com excelência. Além disso, a organização da agenda deve ser cuidadosamente planejada, a fim de evitar erros e confusões, como o agendamento de pacientes diferentes no mesmo horário, com o mesmo profissional ou equipamento.
A boa organização dos processos internos impacta positivamente na eficiência da equipe, deixa claro quais as responsabilidades de cada colaborador, e, acima de tudo, melhora a experiência do paciente. A autoridade, a segurança e a confiança que a boa gestão transmite são elementos importantes para a construção de uma relação de fidelidade entre a clínica e seus pacientes.
Por fim, é importante realizar treinamentos específicos com a equipe, supervisionar atentamente as atividades e realizar reuniões regulares para alinhar os processos e melhorar continuamente. Estes esforços garantirão o bom funcionamento de todos os processos internos e a satisfação do paciente.
3. Trabalhe com uma CRC
Você sabe o que é uma CRC? Diferente de uma central de atendimento comum, a CRC é a Central de Relacionamento com o Cliente, que fornece uma visão geral de informações importantes sobre seus pacientes, incluindo faltas, ausências de primeiras consultas, desmarcações, inadimplências e até mesmo aniversários.
Utilizando a CRC, você pode monitorar o status de cada paciente individualmente e planejar estratégias personalizadas para atender às suas necessidades. Mas como isso te ajuda a manter a sua agenda cheia?
Você pode aproveitar as informações para estabelecer uma prática de contatar pacientes que desmarcaram seus horários ou faltaram às consultas, buscando entender os motivos para tal e conseguindo recuperar estes agendamentos.
Para que isso seja realmente eficaz, é preciso capacitar sua equipe para realizar essas comunicações de maneira cuidadosa e profissional, evitando ser invasivo, mas ao mesmo tempo demonstrando atenção e interesse pelo bem-estar do paciente.
Dessa forma, você tem a oportunidade de recuperar os pacientes faltantes e ainda causar uma ótima experiência, o que será essencial para a fidelização.
4. Defina um plano para lidar com faltas de última hora
Imprevistos acontecem. Mas é possível prevenir algumas situações.
O ideal seria evitar faltas e cancelamentos – o que pode ser feito através de um bom controle interno da agenda, além de lembretes e confirmações de consulta que podem ser enviados aos pacientes para te ajudar a saber, com antecedência, se ele comparecerá à consulta ou terá algum impedimento.
Porém, imprevistos podem acontecer sim e, vez ou outra, mesmo com todos os cuidados, é possível que haja faltas ou cancelamentos de última hora.
Nesse caso, é preciso ter um plano bem definido para lidar com isso.
Então, estabeleça regras. Defina um período de tolerância para atrasos, incentivando os pacientes a chegarem na hora correta. Você também pode definir que, no caso de atrasos além do limite de tolerância, cancelamentos em cima da hora ou faltas, a consulta será cobrada como se o paciente tivesse comparecido.
Porém, certifique-se de que os pacientes estão cientes dessas condições. Para não gerar frustrações e más experiências, informe corretamente suas regras aos pacientes e reforce sempre que for pertinente.
5. Crie espaços na agenda para possíveis atrasos
É possível incluir, de forma estratégica, um período de intervalo entre os atendimentos. Coloque um intervalo de 10 a 15 minutos entre as consultas, para assim, poder lidar com possíveis imprevistos sem afetar a agenda do dia. Caso esse intervalo não seja necessário, ele pode ser utilizado para que o profissional se prepare para receber o próximo paciente.
Lembrando que é importante informar, no momento do agendamento do paciente, sobre a duração média da consulta para que ele possa se organizar e entender que aquele período destinado ao procedimento dele é essencial.
Dessa forma, tanto você quanto seus pacientes estarão melhor preparados para o momento da consulta.
6. Disponibilize um agendamento online aos seus pacientes
É cada vez mais comum que os pacientes prefiram marcar seus compromissos sem precisar comparecer no local ou realizar ligações. Seja pela correria da rotina ou até por influência da tecnologia que tornou tudo mais rápido, a maioria das pessoas, atualmente, prioriza locais que fornecem o agendamento online. E não seria diferente no caso dos agendamentos da sua clínica de estética.
É indispensável que sua clínica se adapte à essa realidade e ofereça aos pacientes essa forma mais rápida e fácil de marcar consultas.
Além de ser mais cômodo para o paciente, disponibilizar agendamentos online é uma forma de otimizar seus processos internos e facilitar o trabalho da sua equipe. Dessa forma, você evita a sobrecarga da sua secretária e ela poderá focar em outras atividades que necessitam mais da atenção dela.
É importante reforçar que a experiência do paciente começa no primeiro contato e precisa ser boa até mesmo no agendamento. Oferecer agendamentos online pode ser um fator decisivo na escolha do paciente pela sua clínica.
Para saber exatamente como utilizar o agendamento online na sua clínica, leia o artigo: Agendamento de pacientes online: como implementar este sistema e suas vantagens
7. Agende o retorno do paciente logo após o check-out
O check-out nada mais é do que o processo de conclusão da visita do seu paciente. Esse processo pode incluir a confirmação do pagamento pelos serviços realizados, a entrega de recomendações ou instruções para os cuidados pós-procedimento e até a programação de uma futura consulta.
Realizar o agendamento do paciente para a próxima consulta é necessário para avaliar o progresso e as condições do paciente desde o último procedimento e concluir ou continuar o tratamento. Infelizmente, muitos pacientes não agendam esses retornos. Por isso, o check-out é a oportunidade perfeita para garantir esse agendamento.
Aproveite essa oportunidade para, além de fornecer as instruções necessárias, reforçar a importância e a necessidade do retorno e já marcar o próximo horário do paciente nesse mesmo momento. Dessa forma, você realiza o agendamento do paciente com retorno garantido.
8. Mantenha um relacionamento próximo com o paciente
Manter um relacionamento próximo com o paciente é fundamental em uma clínica de estética e impacta positivamente em diversas questões, inclusive no número de agendamentos de pacientes. Afinal, um paciente satisfeito com o atendimento e o relacionamento com o profissional de saúde responsável é mais propenso a retornar e a recomendar a clínica a outras pessoas.
A construção de uma relação de confiança e credibilidade com o paciente é fundamental para a fidelização de clientes. Quando o paciente se sente à vontade e compreende que o profissional tem seu bem-estar em mente, ele se sente mais confiante em retornar para seus futuros tratamentos.
Além disso, um relacionamento próximo permite que o profissional compreenda melhor as expectativas e preocupações do paciente, o que é importante para oferecer um atendimento personalizado e eficaz. É fundamental se esforçar para se comunicar de forma clara com o paciente, além de ser atencioso e mostrar empatia. Essas são atitudes que vão ajudar a construir uma relação.
Em resumo, manter um relacionamento próximo com o paciente é essencial para aumentar o número de agendamentos na sua clínica de estética, pois isso garante a satisfação dos seus atuais pacientes, os fideliza e os incentiva a recomendar a sua clínica para amigos e familiares.
9. Ofereça conveniência
Oferecer conveniência é se adaptar à realidade dos seus pacientes. Para isso, é fundamental conhecer o seu público e compreender suas dores e necessidades.
Isso trará boas consequências para o relacionamento com os pacientes, além de tornar excepcional toda a jornada deles em sua clínica. Pode incluir a possibilidade do seu agendamento de paciente ser online, ter horários mais flexíveis para as consultas, oferecer diversas formas de pagamento, entre outras estratégias para se adequar às necessidades do seu público.
Além disso, oferecer conveniência é um importante diferencial competitivo, pois incentiva a escolha da sua clínica em relação a outras. É sempre bom reforçar que pacientes satisfeitos voltam e indicam. Então, proporcionar a melhor experiência possível a eles aumenta a fidelização, a base de clientes e, consequentemente, o número de agendamentos.
Por fim, vale lembrar que facilitar o processo de agendamento de pacientes pode facilitar, também, os processos internos, agilizando o fluxo de trabalho e ganhando maior eficiência. Oferecendo conveniência aos pacientes, você estará contribuindo para o sucesso da sua equipe e da sua clínica.
10. Crie um plano de tratamento recorrente
Os planos de tratamentos recorrentes são uma ótima opção tanto para os pacientes quanto para a sua clínica. Esse tipo de tratamento é composto por sessões regulares ao longo do tempo, projetadas para manter e melhorar os resultados obtidos após o tratamento inicial.
Para o paciente, é uma oportunidade de ter um acompanhamento mais frequente e personalizado, aumentando a eficácia dos tratamentos e proporcionando resultados mais satisfatórios, além de uma experiência completa com cuidados constantes.
Já para a clínica, o benefício de oferecer planos de recorrência se dá pela manutenção de um relacionamento próximo com o paciente e, principalmente, pela regularidade de agendamentos, garantindo uma base de pacientes fiéis, satisfeitos e que não faltam.
Logo, criar planos de tratamentos recorrentes na sua clínica de estética é uma excelente estratégia para manter e melhorar seus resultados a longo prazo.
11. Adquira um software para clínica de estética para te auxiliar nos seus agendamentos
Contar com uma solução tecnológica para gerenciamento de agendamentos de pacientes é fundamental para garantir a eficiência e organização nos processos da sua clínica de estética. A automatização de tarefas rotineiras pode minimizar erros humanos e otimizar o desempenho da sua equipe.
Um software especializado para clínicas de estética pode fornecer diversas funcionalidades para te auxiliar nesse processo. É possível, por exemplo, oferecer agendamento online aos pacientes, enviar notificações automáticas, entre outros benefícios.
Além disso, um software para clínica de estética é capaz de entregar relatórios valiosos para a análise de dados, incluindo a ocupação da sua agenda, a taxa de faltas, desmarcações e outros números importantes para a gestão da sua clínica. Com essas informações, é possível ter uma visão mais clara da situação da clínica e traçar estratégias mais assertivas.
Portanto, contar com a tecnologia é fundamental para gerenciar e aumentar o agendamento de pacientes.
Para entender melhor a importância de um software para clínicas de estética, leia o artigo: Sistema de Gestão para Clínicas de Estética: conheça os benefícios
Como o software da Clinicorp contribui para um agendamento de pacientes eficiente?
Mais que um programa de agendamento de pacientes, o software para clínica de estética da Clinicorp otimiza os mais diversos processos da sua clínica.
O software conta com ferramentas como CRC, agendamento online, lembretes e confirmações de consultas, relatórios, planos de recorrência e muito mais, além de uma agenda para clínica de estética completa e automatizada.
Utilizando essas funcionalidades, é possível implementar todas as dicas que você aprendeu aqui e, assim, ter mais eficiência no agendamento de pacientes, mantendo sua agenda lotada sem perder a qualidade do seu atendimento.
Com a Clinicorp, você gerencia melhor seus agendamentos, melhora sua organização interna, otimiza o trabalho da sua equipe e torna a sua gestão mais eficiente.
Para saber um pouco mais sobre o software para clínica de estética da Clinicorp, clique no link, preencha o formulário no site e fale com um consultor.
Conclusão
Apesar do desejo ser sempre uma agenda cheia, vimos neste blog que agenda cheia sem processos internos bem definidos e a organização adequada, pode prejudicar a sua clínica.
Sendo assim, é essencial estar preparado para receber seus pacientes com qualidade, eficiência e segurança, fornecendo a melhor experiência possível e os incentivando a retornar e recomendar a sua clínica aos amigos e familiares.
Implementando as dicas que você aprendeu aqui, é possível destravar o potencial da sua clínica, gerando mais agendamentos de pacientes, com total controle e eficácia.
Se você ainda possui uma agenda vazia ou deseja aumentar o número de atendimentos em sua clínica sem perder sua qualidade, experimente colocar em prática esses aprendizados e veja resultados notáveis em sua clínica de estética.
